OA 시스템: 생산성 향상, 전사적 비용 절감을 위한 종이 없는 솔루션
"무지화" 라는 단어는 기업정보화분야에서 이미 30년간 전해지고있다.30년간 무수한 기업들이 무더기의 종이증빙서류를 시스템에 옮겨 수기서명을 전자심사비준으로 바꾸고 서류함에 있는 서류를 PDF로 스캔했다.그러나 용지가 책상에서 사라지면 효율과 비용의 문제가 반드시 해결되는 것은 아니다.심사비준은 여전히 3~5일을 기다려야 하고 결산은 여전히"어느 관문에 이르렀는가"를 추궁해야 하며 여러 부문의 협력은 여전히 위챗군에서 반복적으로 확인해야 한다.많은 기업들이 종이가 보이지 않는다고 생각하는 것은 무지화라는 착각에 빠졌다.시스템에 접속하면 디지털화인 줄 알았다.
진정한 무지화는 종래로 종이문건의 전자대체품이 아니라 OA시스템을 담체로 하여 전통적인 사무모식에 대한 체계적인 재구성이다.그것은 종이 자체가 아니라 종이가 대표하는 지연, 모호함, 분리 및 추적 불가능을 제거합니다.그것은 기업이 조방관리에서 정익운영으로 우회할수 없는 기초공정이다.
전통적인 종이 사무의 원가는 그 몇 봉지의 인쇄지에 그치지 않는다.현성 원가는 쉽게 계량화된다: 종이 한 장에 몇 푼, 프린터 한 대에 몇 천 위안, 서류함 하나에 몇 백 위안이다.그러나 잠재적 비용이야말로 진정한 이윤의 블랙홀이다.한 건의 구매 계약은 세 부서 사이에 서명을 전달하는데, 평균 3~5일이 걸리고, 긴급할 때는 전문 심부름을 해야 한다;결산서는 재무와 업무부문 사이에서 반복적으로 반송하여 수정하고, 재무의 3분의 1의 시간은 심사서 대장에 소모된다;고객 서류 한 부가 판매원의 노트와 위챗 채팅 기록에 흩어져 있고, 직원이 이직하면 고객이 유실된다.이러한 비용은 재무제표에 단독으로 나타나지 않지만 모든 업무 프로세스의 틈새에 공기처럼 가득 차 있다.OA 시스템의 가장 중요한 가치는 이러한 보이지 않는 손실을 현성화하고 체계적으로 제거하는 것이다.
프로세스 승인은 OA 시스템의 가장 직접적이고 성숙한 효율성 레버리지입니다.전통적인 종이 심사비준은 직렬 모델이다: 신청인이 명세서를 작성하고, 단계별로 사람을 찾아 서명하고, 어떤 고리도 작업장에 있지 않으면 절차가 즉시 중단된다.OA 시스템은 직렬을 병렬로, 물리적 대기를 디지털 푸시로 변경합니다.심사비준표는 발기단에서 심사비준인의 휴대폰으로 직행하는데 타지, 출장, 휴가는 더는 지연의 리유가 아니다.더 중요한 것은 현대 OA 프로세스 엔진에 스마트 라우팅 능력이 내장되어 있으며, 일반 사항은 자동으로 건너뛰고, 긴급 사항은 자동으로 급박하며, 시간 초과 노드는 자동으로 재촉한다.모 제조업체가 OA 프로세스 승인 모듈을 오픈한 후 내부 구매 신청의 평균 유통 시간이 48시간에서 3시간으로 압축되어 효율이 16배 향상되었는데, 이 과정에서 어떠한 인력 투입도 증가하지 않았다.
사무실에서 네트워크가 있는 곳이면 어디든 종이 없이 업무를 수행할 수 있는 모바일 생산성외근 판매는 더 이상 한 무더기의 결산서를 모아 월말에 통일적으로 제출할 필요가 없고, 고객 현장에서 즉시 사진을 찍어 업로드하고, 즉시 신청을 시작한다;공사장 프로젝트 매니저는 원료 수령표 한 장에 수십 킬로미터를 몰고 회사로 돌아가 서명할 필요가 없으며, 현장에서 심사비준과 창고 연동을 완료할 수 있다;기업 관리자는 회의실에서 종이 문서를 검토할 필요가 없으며, 항공편이 지연된 대합실, 고속철 여정에서 시스템이 대기 사항을 실시간으로 모바일로 푸시한다.사무실의 물리적 경계가 완전히 녹고 의사결정과 집행 사이의 시간 간격이 0에 가까워졌다.
문서 관리와 지식 침전은 OA 시스템이 효율을 높이는 또 다른 차원이자 원가를 낮추는 데 가장 레버리지 효과가 있는 분야이다.전통적인 사무 모델에서 기업의 지식 자산은 고도로 분리된 상태에 처해 있다.방안 템플릿은 고참 직원의 하드디스크에 흩어져 있고, 프로젝트 복판은 이직 직원의 폴더에 쌓여 있으며, 제도 문건이 업데이트된 후에도 구 버전이 여전히 전해지고 있다.OA 시스템은 엔터프라이즈급 문서 센터와 지식 커뮤니티를 구축하여 파편화된 정보 자산을 집중적으로 침전시키고 분류 인덱스, 전체 텍스트 검색을 한다.신입사원이 입사할 때 선배에게 일일이 절차 규범을 물어볼 필요가 없고, 직접 시스템에서 직무 매뉴얼과 훈련 자료를 검색한다;프로젝트 팀은 시나리오 템플릿을 반복적으로 제작할 필요가 없으며, 기술 자료에서 역사적 사례를 수집하여 최적화하여 재사용합니다.지식은 개인 자산에서 조직 자산으로, 1회 소모품에서 재사용 가능한 생산 자료로 전환된다.이런 효율 향상은 선형이 아니라 복리식이다.
OA 시스템의 기업 비용 절감은 지출을 줄이고 인원을 줄이는 것이 아니라 낭비를 제거하고 회전을 가속화하며 위험을 통제함으로써 구조적으로 최적화된다.심사비준 절차의 가속화는 업무 응답 주기를 직접적으로 단축시켰고, 자금 회전율이 향상되었으며, 재고 적체가 감소하였다;전자문서는 종이인쇄를 대체하고 소모품원가는 보관서류저장공간과 동시에 삭감한다.절차규범화는 규정을 어기고 결산하고 자산이 류실되는 관리허점을 막았고 합규원가가 뚜렷이 하강되였다.더욱 숨겨진 것은 의사 결정 비용의 최적화입니다.전통적인 모델에서 관리자의 의사결정은 층층이 상부에 보고하여 종합한 보고표에 의존하며 정보가 뒤떨어지고 진실성이 없다.OA 시스템의 데이터 분석 모듈은 프로세스 데이터, 협동 데이터, 자원 사용 데이터를 실시간으로 시각화 패널로 취합하여 재고 수위, 프로젝트 진도, 비용 집행 상황을 한눈에 볼 수 있다.의사결정은 더 이상 머리를 두드리는 데 의존하지 않고 사실과 데이터에 근거하여 시행착오 원가가 최저 수준으로 통제된다.
종이 없는 솔루션의 진정한 문턱은 기술이 아니라 조직에 있다.많은 기업들이 OA 시스템을 구현한 지 여러 해 동안 종이는 줄었지만 효율은 동시에 향상되지 않았다.그 원인은 그들이 형식의 전자화만 완성했을 뿐 절차의 재창조와 습관의 재창조는 완성하지 못했기 때문이다.종이 청구서 한 부가 전자 심사비준서로 바뀌었는데, 만약 여전히 3~5개의 노드를 달리고 7~8개의 중복 정보를 기입해야 한다면, 효율 향상은 말할 수 없다.OA 시스템의 성능은 기업이 시스템을 출시하기 전에 기존 프로세스를 철저히 검토하고 간소화하기를 원하느냐에 달려 있다. 어떤 노드가 이중화됩니까?한 번에 입력하고 전역적으로 재사용하는 정보는 무엇입니까?어떤 승인 권한을 적당히 이양할 수 있습니까?OA가 가치를 발휘하도록 하는 데 성공한 기업들은 구현 초기에 시스템으로 현황을 고착화하기보다는 시스템을 빌려 진화를 강요하는 것이 낫다는 전제를 받아들인 것이 아니다.
이와 동시에 종이 없는 신뢰환경은 정성껏 육성해야 한다.전자 심사비준의 법적 효력, 전자 인장의 규범적 사용, 기밀 관련 문서의 권한 관리 통제, 이러한 단계는 직원의 자각에 의존해서는 안 되며, 반드시 시스템 배치를 통해 강성 구속을 형성해야 한다.권한 등급, 조작 흔적, 로그 감사는 직원을 감시하기 위한 것이 아니라 모든 업무를 소급할 수 있고 모든 서류가 귀속될 수 있도록 하기 위한 것이다.제도가 코드 형식으로 시스템에 내장되면 규범은 더 이상 일부러 준수해야 할 규율이 아니라 우회할 수 없는 기본 경로가 된다.
더 긴 주기로 볼 때, OA 시스템이 구축한 종이 없는 환경은 기업의 디지털 전환의 인프라가 되고 있다.재무에는 재무 소프트웨어가 있고, 생산에는 생산 시스템이 있으며, 판매에는 판매 도구가 있는 수직적인 분야의 전문적인 문제를 해결하지 못하지만, 모든 전문 시스템을 연결하여 기업 내부에서 데이터를 자유롭게 이동시킨다.그것은 데이터 거버넌스의 출발점이며, 프로세스 표준화의 시험장이며, 직원들의 디지털 소양의 훈련 캠프이다.내부 승인과 문서 관리조차 온라인으로 폐쇄할 수 없는 기업은 스마트 제조, 전체 채널 마케팅, 공급망 협동 등 더 복잡한 디지털 장면을 지탱하기 어렵다.
무지화는 백지가 아니라 갈수록 촘촘해지는 디지털 네트워크다.그것은 더 이상 행정부서의 송수신 문건만이 아니라 연구개발, 구매, 생산, 판매, 서비스 전체 가치 사슬의 정보 흐름을 포괄한다.휴가신청, 결산, 구매, 계약, 고객서류, 프로젝트진도가 전부 같은 디지털평면에 침전되여서야 기업은 처음으로 완전하고 실시간적이며 진실한 데이터보기를 가지게 되였고 또 처음으로 경험관리에서 데이터관리로 도약하는 기초조건을 갖추게 되였다.
여전히"몇 년 동안 큰 문제가 없었다"는 말로 자신을 위로하고 있는 관리자들은 보이지 않는 원가가 나날이 이윤을 침식하고 있고, 보이지 않는 효율 손실이 경쟁사에 의해 기하급수적인 속도로 격차를 벌리고 있다는 것을 깨닫지 못했을 것이다.OA 시스템은 결코 기업을 더욱 현대적으로 보이게 하는 장식품이 아니라, 원가를 낮추고 효율을 높이는 이 지구전에서 가장 기초적이거나 가장 없어서는 안 될 장비이다.
