Роль ERP - систем: определение и анализ основных ценностей
Переосмысление ERP
Система планирования общеорганизационных ресурсов является одним из наиболее злоупотребляемых терминов в области корпоративного управления. В маркетинговой риторике производителя программного обеспечения он упакован во всемогущее цифровое божественное лекарство; В отчетах о неудачных проектах он был запятнан жестким и дорогостоящим цифровым бременем. Общим поражением этих двух крайних познаний является сужение ERP до « набора программ» - количество функций, цена и скорость реализации становятся критериями суждения, в то время как его сущность как управленческого мышления скрыта.
ERP - это, во - первых, философия управления, а во - вторых, реализация программного обеспечения. Основная идея этой философии управления заключается в том, что предприятие является неделимым органическим целым, а не механическим соединением функциональных отделов продаж, производства, закупок, финансов и т. Д. Заказы на продажу - это не только документы о результатах работы отдела продаж, но и оперативные инструкции отдела производства, источник спроса отдела закупок и отправная точка дебиторской задолженности казначейства. Бизнес - деятельность, разделенная секторальными стенами в рамках традиционной модели управления, является непрерывным звеном в одной и той же цепочке создания стоимости с точки зрения ERP. Миссия ERP - систем заключается в том, чтобы закрепить эту глобальную философию управления синергизмом через информационные технологии в исполняемых, измеримых и эволюционных правилах работы предприятий.
Исходя из этого определения, произошло коренное изменение критериев оценки ценности системы ОПР. Вопрос больше не в том, « сколько функциональных модулей в этом программном обеспечении », а в том, « может ли он позволить видеть ограничения мощности в режиме реального времени при получении заказов на продаж», « может ли он автоматически сравнивать оборот запасов при размещении заказов на закупку», « может ли финансовое закрытие обойтись без сверхурочных заказов бизнес - отдела». Функциональное сложение и создание ценности никогда не были эквивалентными в ERP - контексте.
Одна из основных ценностей: создание единой платформы фактов корпоративного уровня
В процессе своего роста МСП неизбежно сталкиваются с "информационной гражданской войной". Отдел продаж имеет свой собственный клиентский счет, Отдел производства имеет свой собственный график выпуска, Отдел закупок имеет свой собственный файл поставщика, склад имеет свою собственную инвентарную опись, Казначейство имеет свой собственный список дебиторской задолженности. Эти пять наборов данных независимы друг от друга, имеют разные форматы, обновления не синхронизируются, ежемесячная выверка становится межведомственной встречей - продажа говорит, что клиент заплатил, финансовая система не может найти; Производство говорит, что материал был складирован, склад говорит, что товар не получен; Закупочная компания заявила, что поставщик отгрузил товар, а инспекция качества заявила, что уведомление о доставке не было получено.
Первая основная ценность ERP - системы заключается в том, чтобы положить конец этому состоянию фрагментации данных. Вместо того, чтобы « стыковать» независимые тайваньские учетные записи отделов, он создает единственную, общую и обновляемую в режиме реального времени центральную базу данных на нижнем уровне. При вводе заказа на продажу планирование производства мгновенно видит новую нагрузку, система закупок синхронно обновляет потребности в материалах, финансовый счет автоматически повесил дебиторскую задолженность. Одна и та же операция не должна регистрироваться пять раз в каждой из пяти систем, а для выверки расхождений в пяти ведомостях не требуется три дня в месяц. Такое объединение на уровне данных приводит не только к повышению эффективности, но и к восстановлению предпосылок для принятия решений - когда руководство может вести диалог на основе одного и того же набора данных, стена департамента начинает действительно ослабевать.
Основные ценности 2: Стандартизация процессов и закрепление передовой практики
Каждое предприятие имеет « обычный» способ работы. Одна из этих практик - это эффективный опыт долгосрочного исследования осаждения, а другая - избыточные звенья, отложенные из - за компромисса людей и исторической инерции. Заявки на закупки рассматриваются на семи уровнях, три из которых никогда не отклоняются и не проверяются; Документы на хранение должны быть подтверждены подписью трех человек, на самом деле последние два смотрят только на первого человека, чтобы подписать. В рамках традиционной модели управления оптимизация процессов в значительной степени зависит от личной смелости и способности руководителей продвигать вперед, программы улучшения трудно закрепить, а результаты часто теряются с перемещением персонала.
Система ERP стандартизирует процессы как встроенные возможности. Системные предустановленные шаблоны процессов - это не идеальная модель, разработанная производителями программного обеспечения из воздуха, а эмпирическая кристаллизация, полученная из практики ведущих предприятий в той же отрасли. На основе этих шаблонов предприятия могут быстро создавать структуру процессов, соответствующую их собственным бизнес - характеристикам, и могут адаптироваться к ним, полностью понимая логику шаблонов. Что еще более важно, после того, как процесс настроен на системные правила, его осуществление становится обязательным и последовательным. Заявки на закупки должны проходить через установленный узел утверждения и не могут быть пропущены; Операция хранения должна быть введена в указанное поле и не может быть опущена. Новые сотрудники вступают в должность, без устной передачи от мастера, в соответствии с системными инструкциями могут выполнить стандартную работу. Эта способность к закреплению процессов впервые дает предприятиям организационную память, независимую от индивидуального опыта.
Основная ценность III: финансовая интеграция операций
В традиционной модели управления существует значительный разрыв во времени между бизнесом и финансами. Закупочные накладные регистрируются хранителем склада, счета - фактуры регистрируются бухгалтером по финансовой кредиторской задолженности, а заявки на оплату инициируются сотрудником по закупкам. Эти три операции происходили в разные моменты времени и регистрировались в различных системах, и в конце месяца сотрудники по финансовым вопросам должны были сопоставлять их по каждому конкретному случаю, а в разделе, посвященном различиям, указывались причины каждого из них. То же самое относится к продажам, отправке и подтверждению доходов, заказы электронной коммерции были размещены в течение семи дней, и финансовая система все еще находится на рассмотрении. Этот финансовый разрыв в бизнесе приводит к тому, что финансовый отдел всегда догоняет бизнес - сектор и не может осуществлять надзор и контроль за деятельностью в режиме реального времени.
Система ERP переносит функции финансового учета из финансового подразделения в место осуществления операций. В момент подтверждения приобретения на складе система автоматически генерирует промежуточные расчетные документы к оплате в соответствии с установленными правилами; В момент прохождения проверки счета - фактуры на покупку система автоматически списывает предварительную оценку, подтверждает налог на прибыль и обновляет кредиторскую задолженность. В момент завершения продажи и отправки система автоматически генерирует ваучеры дебиторской задолженности в соответствии с кредитной политикой клиента и синхронизирует расчетные документы платформы для списания. Финансовому персоналу больше не нужно последовательно сопоставлять три разницы, больше не требуется внезапный сбор счетов - фактур в конце месяца, но вместо этого переносит фокус работы на анализ затрат, бюджетный мониторинг, раннее предупреждение о рисках и другие функции добавленной стоимости. Суть бизнес - финансовой интеграции заключается в том, чтобы переместить узел финансового контроля с конца месяца на ежедневный и погрузиться из офиса в рабочее место.
Основная ценность 4: глобальная визуализация и динамическое распределение ресурсов
Корпоративные ресурсы всегда ограничены, и как распределить ограниченные ресурсы для оптимального использования является основным предложением для принятия управленческих решений. В традиционных моделях управления информация о распределении ресурсов характеризуется высокой степенью фрагментации. Генеральный директор не знает общей эффективности оборудования различных цехов, не может судить о расширении производства, чтобы купить оборудование или оптимизировать расстановку кадров; Директор по продажам не знает истинного распределения запасов по каждому каналу, не может принять решение о том, следует ли переводить код или предварительно продавать; Финансовый директор не знает реальную прибыль проекта и не может определить, какие клиенты являются основой прибыли, а какие ловушкой прибыли.
Система ERP предоставляет руководителям предприятий панорамный вид ресурсов в режиме реального времени, многомерный и проницаемый, объединяя данные о закупках, производстве, запасах, продажах и финансах в единую платформу. Руководство может в любое время получить доступ к любой производственной линии, любой области, любому клиенту, маржинальному вкладу любого проекта и занятию средств, может быть сверлено до конкретного заказа, конкретной партии, конкретного процесса. Эта способность визуализировать ресурсы повышает принятие решений о распределении ресурсов с « эмпирических тактов» до « калибровки данных». Когда компании могут четко видеть доходность каждого доллара, потраченного на инвентарь, стоимость времени простоя каждого устройства и реальную прибыль от вклада каждого оператора, пространство для неправильного распределения ресурсов значительно сокращается.
Пять основных ценностей: переход от системы записи к системе планирования
Существенное различие между программным обеспечением ввода - вывода и ERP - системой заключается не в количестве функциональных модулей, а в том, является ли позиционирование системы записью или планом. Программное обеспечение для ввода и продажи хорошо отвечает на « что произошло в прошлом» - сколько было продано вчера, сколько осталось запасов и сколько прибыли было получено в прошлом месяце. Система ERP должна ответить на вопрос: « Что должно произойти дальше? » - будет ли взрыв ломать код на следующей неделе, сколько закупок поставщикам должно быть выпущено в следующем месяце, и каков должен быть первый заказ на новый продукт в следующем квартале.
Этот переход от записи к плану зависит от алгоритмов, а не от интуиции. Встроенный в систему ERP движок планирования спроса на материалы, основанный на прогнозах продаж, текущих запасах, закупках в пути, безопасных запасах, циклах закупок, автоматически вычисляет время спроса и количество каждого материала в будущем. Модуль расширенного планирования основан на приоритетах заказов, возможностях оборудования, ограничениях пресс - формы, навыках персонала и автоматически генерирует оптимальную схему планирования производственных линий. Модуль прогнозирования спроса основан на исторических данных о продажах, сезонных факторах, календаре продвижения, тенденциях трафика, выходном односортном прогнозе спроса. Когда компании эволюционировали от « эмпирического заказа» к « планированию на основе данных», ERP - системы завершили качественный переход от стоимостных элементов к активам, от зеркал заднего вида, которые записывают историю, до навигаторов, которые предсказывают будущее.
Заключение: ERP - это не конец, а начало.
Реальная ценность ERP - системы никогда не реализуется в тот момент, когда система работает. В сети только отправная точка, освобождение ценности зависит от непрерывной работы предприятия в рамках системы, непрерывной оптимизации, непрерывной итерации. Когда заказ на продажу может быть обещан в режиме реального времени, когда заказ на покупку может быть автоматически сопоставлен с производительностью поставщика, когда планирование производства может динамически сбалансировать нагрузку на производственные мощности, когда финансовый закрытие не требует сверхурочной работы бизнес - отдела, система ERP действительно интернализируется из программного обеспечения в организационные возможности. Эта способность не может быть приобретена путем покупки и должна быть интернализирована на практике - в этом и заключается существенное различие между ERP - проектами и обычными закупками программного обеспечения, а также фундаментальная причина, по которой они могут стать краеугольным камнем цифровой трансформации бизнеса.
