ERP가 더 이상"반인간"이 되지 않도록 설계: 이렇게 설계하면 직원의 효율과 만족도가 모두 향상된다
ERP 시스템을 언급하면 많은 직장인들은 메뉴가 미로처럼 깊이 숨겨져 있고, 고주파 조작은 7~8페이지로 넘어가야 하며, 화물번호를 보내려면 반복적으로 대조해야 하며, 하루 동안 인터페이스와"힘겨루기"만 해도 정력의 절반을 소모한다고 토로했다.사실 ERP 인터페이스는 복잡할수록 전문적이지 않다. 정반대로 좋은 디자인은 친절한 조수처럼 업무를 이해하고, 절차를 절약하고, 마음을 잘 가져야 한다. 직원들이 조작하기 편할 뿐만 아니라 실제로 효과를 낼 수 있다.특히 신발복업종에 있어서 다사이즈, 다색채, 다화물호의 관리통점이 두드러지고 계면설계는 더욱 정확하게 수요를 밟아야만 진정으로 사업에 봉사할수 있으며 효률을 저애하는것이 아니다.
결국 ERP 인터페이스 디자인의 핵심은 두 가지이다: 부서의 실제 수요에 부합하고 복잡한 조작을 간단하게 한다.신발과 의류 업계의 주문, 창고, 구매 등 핵심 부서의 업무 장면과 결합하여, 우리는 실용적인 방법을 정리하여, 당신이"설계를 위한 설계"의 오점을 벗어나 시스템이 진정으로 사람에게 적합하도록 하고, 사람이 시스템을 이전하는 것이 아니다.
1. 근무에 따라"맞춤형 작업대","잡채"인터페이스를 만들지 않는다
신발과 의류 기업에서 창고 포장원과 주문 심사원의 업무 내용은 천차만별이다-포장원은 하루 종일 코드를 스캔하고 사이즈를 대조해야 하며, 주문원은 심사 증빙서류를 주시하고 이상 상황을 처리해야 한다.만약 모든 사람에게"크고 완전한"인터페이스를 사용한다면 마치 료리사와 프로그래머에게 같은 도구를 건네주는것처럼 사용할수록 더욱 어색해질뿐이다.
총명한 방법은 직위에 따라 전속 작업대를 맞춤형으로 제작하고 핵심 기능만 남겨 저주파 조작을'숨기는 것'이다.창고 포장원에게 있어서 작업대는 바로 주제로 달려야 한다: 상단에 포장 대기 주문 수를 표시하고, 중간에 스캔 상자를 놓고, 하단에는 핵심 버튼-스캔 검사, 인쇄 포장 명세서, 표시 발송, 전 과정 메뉴를 뒤지지 않고, 심지어 장갑을 끼고 정확하게 클릭할 수 있다;또한 스캔총이 직접 작동을 트리거할 수 있도록 지원하며, 마우스와 스캔 장치를 자주 전환하지 않아도 되며, 두 손이 작업 프로세스를 떠나지 않아도 된다.
그리고 주문 전담자의 작업대는"빠른 처리 증빙서류"에 중점을 두어야 한다: 심사 대기 주문, 이상 주문 (예를 들면 품절, 초과 판매) 을 단독으로 들고, 이상 증빙서류는 빨간색 하이라이트 알림으로 클릭하면 상세한 정보를 보고 처리할 수 있다;자주 사용하는 고객 정보 조회, 주문 선별 기능을 눈에 잘 띄는 위치에 배치하고, 심지어 직원이 스스로 모듈을 드래그하여 배치를 조정하고, 자신의 습관에 따라 배치하여 사용하는 것이 더 순조롭다.이런"개인 맞춤형"인터페이스는 직원들이 로그인하자마자 업무에 초점을 맞추고 무관한 기능에서 시간을 낭비하지 않아도 된다.
2. 특색 절차를 간소화하고,"우회 조작"을"직통 통로"로 변화시킨다
신발과 의류 업계 조작의 가장 큰 문제점은 다중 사이즈, 다중 색상, 다중 상품 번호의 관리이다-입고할 때 화물 번호를 한 쌍씩 맞추고, 출고할 때 사이즈 색상을 대조해야 하는데, 조금만 주의하지 않으면 오류가 발생한다.인터페이스 설계의 관건은 바로 목적성의"단계를 줄이고 시간을 절약하는 것"이다.
우선"코드 스캔 직통"의 통로를 뚫어야 한다.입고, 출고, 포장을 막론하고 화물번호를 스캔한 후 시스템은 자동으로 식별해야 하며, 즉시 대응하는 스타일, 사이즈, 색상과 재고 수량을 표시하고, 직원이 수동으로 조회를 입력하지 않아도 된다;만약 화물번호를 잘못 스캔하면 즉시 알림이 뜨고 또 몇개의 비슷한 화물번호를 추천하여 반복적으로 대조하는 번거로움을 줄일수 있다.신발 업계에 있어서 이 단계는 조작 실수율을 대폭 낮출 수 있으며, 특히 창고의 빠른 리듬의 작업 장면에 적합하다.
그 다음으로 대량 조작 기능을 강화해야 한다.같은 다중 사이즈 출고, 대량 인쇄 포장 명세서, 대량 심사 주문, 이러한 고주파 조작은 반드시"체크하면 완료"를 지원하여 직원들이 하나하나 클릭해서 시간을 낭비하지 않도록 해야 한다.이와 동시에 탄창설계를 최적화하여 다층급 탄창을 측변서랍식으로 고치고 조작할 때 주요인터페이스를 가리지 않고 자동갱신수치를 처리한후 수동으로 닫았다가 다시 돌아오지 않아도 되며 절차가 더욱 순조롭다.어떤 고주파 업무든 3단계를 넘지 말고 한 걸음 더 나아가는 것은 부담이라는 원칙을 기억하라.
3. 시각설계"접지기", 인지문턱 낮추기
ERP는 디자인 예술품이 아니라 인터페이스가 보기 좋은 것보다 사용하기 좋다.신발과 의류 기업 직원들은 연령대가 높고 컴퓨터 조작 수준이 들쭉날쭉하며 너무 복잡한 시각 디자인은 학습 비용만 증가시키고 오히려 효율을 늦출 수 있다.
배치에서"왼쪽 메뉴 + 오른쪽 내용"의 고전적인 구조를 우선적으로 채택하고, 메뉴는"부서-기능-하위 기능"의 3단계에 따라 분류하며, 주문 관리, 재고 관리 이러한 핵심 모듈을 상단으로 설정하면 한눈에 찾을 수 있다;컨텐츠 영역은 카드식으로 배치하고, 서로 다른 업무 모듈은 옅은 회색 테두리로 구분하여 조리가 뚜렷하고 난잡하지 않다.배색은 자제해야 한다. 주색조는 파란색, 회색과 같은 부드러운 중성색을 선택하여 고포화도 색상이 눈에 거슬리지 않도록 해야 한다.핵심 조작 버튼, 예를 들면"발송 확인","심사 통과"는 녹색,"삭제","취소"는 빨간색으로 명확한 시각적 구분을 형성하여 초보자라도 빠르게 식별할 수 있다.
데이터 전시도'직설적'이어야 한다.신발복의 사이즈, 색상은 순수한 문자로 나열하지 않고 간단한 아이콘으로 보조한다. 례를 들면 붉은색 네모는 붉은색을 대표하고 검은색 네모는 검은색을 대표하여 일목요연하다.재고 데이터는"창고에 있다","도중에 있다","예점"상태를 구분하고, 서로 다른 색깔의 라벨로 표시해야 하며, 직원은 한 번 훑어보면 상품 상황을 알 수 있고, 한 줄씩 대조할 필요가 없다.글씨체는 마이크로소프트 야헤이와 같은 읽기 쉬운 모델을 선택해야 한다. 상호는 12px보다 작지 않아 창고의 광선이 복잡한 환경에서도 뚜렷하게 볼 수 있다.
4. 지능보조 + 개성화, 부동한 수요에 적합
좋은 ERP 인터페이스는"통용적이고 손색이 좋아야 할 뿐만 아니라"개성이 충분히 친근해야 한다."결국 직원마다 운영 습관이 다르기 때문에 통일된 설정이 모든 사람에게 적합한 것은 아니다.
일부 지능형 액세스 가능성을 내장하여 직원의 실수를 줄일 수 있습니다.례를 들면 포장할 때 코드화물번호를 스캔하면 시스템이 자동적으로 주문수요의 사이즈, 색갈과 대조하고 일치하지 않으면 즉시 일깨워준다.데이터를 입력할 때, 드롭다운 선택 상자와 모호한 검색을 제공하고,"운동화"를 입력하면 자동으로 관련 상품 번호를 일치시켜 수동 입력 오류를 방지한다.또한 F5 새로 고침, Ctrl + P 인쇄와 같은 사용자 정의 단축키를 설정하여 창고 직원들이 마우스를 자주 이동하지 않고 빠르게 조작할 수 있도록 합니다.
개인화 설정도 없어서는 안 된다.인터페이스 테마 전환을 지원하며 밝은 색은 사무실에 적합하고 어두운 색은 창고 야간 작업에 적합합니다.직원이 사용자 정의 표시 필드를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 주문 목록은 고객 주소, 지불 방식을 표시하거나 숨기고 필요한 정보만 남길 수 있습니다.직원의 일반적인 필터링 조건을 기억하고 다음 로그인은 자동으로 적용되며 반복적으로 설정할 필요가 없습니다.이와 동시에 권한을 정확하게 통제해야 한다. 포장원은 포장 관련 기능만 볼수 있고 주문가격을 수정할수 없으며 오작동을 피면할수 있을뿐만아니라 인터페이스도 간소화하여 종업원들이 자신의 사업에 전념할수 있도록 해야 한다.
5. 안내와 피드백을 잘하여 학습과 사용 원가를 낮춘다
새 시스템이 출시되면 직원들은"쓸 줄 모르고, 문제가 생기면 도와줄 사람이 없다"고 가장 두려워한다.인터페이스 설계는"안내 속성"을 가지고 있어야 하며, 초보자도 빠르게 시작할 수 있도록 하고, 동시에 제때에 조작 결과를 피드백하여 직원들에게 충분한 안정감을 주어야 한다.
신입사원이 처음 로그인할 때 단계별 안내 탄창을 제공하여 현재 직무의 핵심 조작, 예를 들면"코드 스캔 패키지 방법","주문 심사 방법"을 시연하고, 건너뛰기와 다시 보기를 지원하며, 전문적으로 교육을 조직하지 않고도 입문할 수 있다.조작 과정 중 피드백은 적시에 명확해야 한다: 인쇄가 성공하고 발송 표시가 완료되면 오른쪽 상단에 간결한 힌트를 팝업하고 2초 후에 자동으로 사라지며 후속 조작을 방해하지 않는다;만약 조작이 실패한다면, 예를 들면 재고가 부족하고, 화물번호가 일치하지 않으면, 원인을 명확히 설명하려면, 또 해결 방안을 제시해야 한다. 예를 들면"재고가 부족하니, XX 창고 상품을 조달할 것을 건의한다."직원들이 신속하게 문제를 해결할 수 있도록 도와야 한다.
또한 인터페이스 오른쪽 상단에는"도움말"버튼을 설정할 수 있으며, 클릭하면 현재 기능의 조작 매뉴얼이나 짧은 동영상 자습서를 볼 수 있고, 키워드 검색을 지원할 수 있다. 예를 들면"화물번호 검사"를 검색하면 관련 지침을 빠르게 찾을 수 있다.게다가"의견 피드백"버튼을 추가하면 직원이 조작 문제점을 만나면 언제든지 건의를 제출할 수 있으며, 후속으로 피드백 반복에 따라 최적화하여 인터페이스를 사용할수록 더 순조롭게 할 수 있다.
사실 ERP 인터페이스 설계의 본질은 바로"직원 중심"으로 복잡한 업무 논리를 간단한 운영 프로세스로 전환하는 것이다.신발복업종에 있어서 화려한 기능을 추구할 필요가 없다. 직무장면에 부합되고 조작절차를 간소화하며 사용문턱을 낮추기만 하면 종업원들의 조작효률을 제고할수 있을뿐만아니라 그들의 사용만족도도 증강시킬수 있다.결국, 직원들이 시스템과"힘겨루기"를 적게 해야 핵심 업무에 더 많은 정력을 쏟을 수 있는데, 이것이야말로 ERP 시스템의 핵심 가치이다.
