ERP가 더 이상"반인간"이 되지 않도록 설계: 이렇게 설계하면 직원의 효율과 만족도가 모두 향상된다
ERP 시스템은 기업 디지털 전환의 핵심 도구로서 관리 효율을 높이고 직원의 부담을 경감하는"유능한 조수"이어야 하지만, 실제 착지 과정에서 적지 않은 기업의 ERP는 오히려 직원들이 토로하는"중대 재해 지역"으로 전락했다-조작이 번거롭고 프로세스가 중복되며 인터페이스가 혼란스럽고 데이터가 중복 입력되며 기능과 실제 수요가 분리되고 심지어"ERP를 사용하기 위해 ERP를 사용한다"는 난감한 상황까지 나타났다.이러한"반인간적인"ERP 설계는 업무 효율을 향상시키기는커녕 오히려 직원의 업무 부담을 증가시켜 직원의 위화감이 심각하고 조작 실수가 빈발하며 데이터 정확도가 낮아 기업의 디지털 전환의 발걸음을 저해할 뿐만 아니라 직원의 업무 만족도와 소속감도 떨어뜨려 결국 ERP 시스템의 가치를 크게 떨어뜨린다.사실 ERP의"반인간"은 시스템 자체의 문제가 아니라 설계 과정에서"사람"의 핵심 수요를 무시하고 기업의 실제 업무 장면에서 벗어났다.오직 직원의 조작 습관에 입각하여 업무의 실제 절차에 부합하고 ERP 설계를 최적화해야만 ERP가 진정으로 직원, 서비스 직원에게 적합하고 직원의 효율과 만족도의 이중 향상을 실현할 수 있으며 디지털화 도구가 진정으로 가치를 발휘할 수 있다.
ERP 설계를 최적화하려면 우선"반인류"의 핵심 문제점을 정확히 찾아 문제의 근원을 명확히 해야 한다.많은 기업의 ERP 사용 문제점을 결합하여 볼 때,"반인간"표현은 주로 네 가지 방면에 집중되어 있으며, 상호 관련되어 악순환을 형성한다.첫째, 조작이 번거롭고 중복되며 중복로동이 너무 많다.적지 않은 ERP 시스템은"전면적인 기능"을 추구하기 위해 대량의 불필요한 조작 절차를 설정했다. 예를 들어 구매 주문서를 입력하려면 여러 페이지를 이동하고 수십 개의 무관한 정보를 작성해야 한다. 심지어 같은 데이터를 다른 모듈에 반복적으로 입력해야 한다. 원래 몇 분이면 완성할 수 있었던 일을 억지로 30분 이상으로 늘리면 직원 시간을 낭비할 뿐만 아니라 직원들의 인내심을 더 소모한다.둘째, 인터페이스 디자인이 혼란스럽고 학습 비용이 너무 높다.일부 ERP 인터페이스의 배치가 뒤죽박죽이고, 기능 버튼이 쌓이고, 아이콘의 의미가 모호하고, 네비게이션 논리가 혼란스러우며, 신입사원이 입사한 후 몇 주 심지어 수개월이 걸려야 능숙하게 조작할 수 있으며, 오래된 직원들도 종종 해당 기능을 찾지 못해 일을 그르치곤 한다;더군다나 인터페이스가 모바일 단말기에 적합하지 않아 직원들이 외출할 때 제때에 조작할 수 없어 컴퓨터 앞으로 돌아가 데이터를 보충할 수밖에 없어 업무 일관성에 심각한 영향을 미친다.
셋째, 기능과 실제 업무가 분리되고,"획일적인"디자인은 차별화된 수요를 무시한다.많은 ERP 시스템은 유니버설 디자인으로 업계 특성과 기업의 실제 업무 프로세스를 결합하여 적합하지 않다. 예를 들어 제조업의 ERP 시스템은 서비스업의 모듈을 그대로 답습한다. 신발 기업의 ERP는 목적성 있는 SKU와 자재 관리 기능이 없기 때문에 직원들이 조작할 때 빈번하게 변통해야 한다. 심지어 오프라인에서 데이터를 기록한 후 수동으로 시스템에 입력해야 한다. ERP는 오히려"추가 부담"이 된다.이와 동시에 시스템은 개성화배치를 지원하지 않으며 부동한 직위의 종업원들은 같은 조작인터페이스와 기능모듈에 직면해야 하며 기능이 너무 많고 유용한 기능이 너무 깊이 숨어있어 조작효률을 한층 더 낮추어야 한다.넷째, 피드백 메커니즘이 부족하여 문제를 제때에 해결할 수 없다.직원이 사용 과정에서 조작 난제, 시스템 허점에 부딪혔을 때 편리한 피드백 경로가 없고 층층이 상부에 보고할 수밖에 없으며 절차가 번거롭고 해결 주기가 길다;일부 시스템의 갱신 반복이 제때에 이루어지지 않고, 이미 알고 있는"반인류"문제가 장기간 복구되지 않아, 직원들은 어쩔 수 없이 불합리한 설계에 적응할 수밖에 없고, 위화감이 날로 심해지고, 심지어 고의로 ERP 사용을 회피하여 시스템 데이터가 왜곡되어 기업의 의사결정에 버팀목을 제공할 수 없다.
이밖에 ERP의"반인류"설계는 또 일련의 잠재적위해를 가져다줄수 있다. 즉 종업원들이 저촉정서로 하여 조작실수가 증가하고 데터의 정확도가 하락하여 기업관리결책의 과학성에 영향을 준다.직원들은 번거로운 조작에 많은 시간을 낭비하고 핵심 업무를 효율적으로 추진할 수 없어 전체 업무 효율이 떨어진다;장기적으로 불합리한 시스템 설계에 직면하여 직원의 업무 만족도가 낮아지고 소속감이 약화되며 심지어 핵심 직원의 유실을 초래하여 간접적으로 기업의 인건비를 증가시킨다;ERP 시스템의 가치가 발휘되지 않아 기업의 디지털 전환 투입은'무효 투입'으로 전락하고 디지털 발전 기회를 놓쳤다.이로부터 알수 있는바 ERP설계를 최적화하고"반인류"의 문제점을 해결하는것은 종업원의 효률과 만족도를 제고하는 관건일뿐만아니라 더우기는 ERP가 가치를 발휘하고 기업의 디지털화전환을 추진하는 핵심전제이다.
ERP가 더 이상"반인간"이 되지 않도록 하는 핵심은"직원 중심, 업무 지향"을 견지하고 조작 편리성, 인터페이스 우호성, 기능 적합성, 피드백 적시성에 입각하여 전방위적인 설계 최적화를 진행하여 ERP가 진정으로 직원 조작 습관에 부합하고 기업 업무 실제에 적합하며"직원 호용, 기업 호용"의 이중 목표를 실현하도록 하는 것이다.서로 다른 업종, 서로 다른 규모의 기업의 ERP 최적화 실천과 결합하여 다섯 가지 핵심 방향에서 착수할 수 있으며, 거액의 투입이 필요 없을 뿐만 아니라 직원 체험과 업무 효율을 빠르게 향상시킬 수 있다.
최적화 방향 1: 운영 프로세스를 간소화하고 반복 노동을 줄이며 직원들이"손찌검을 적게 하고 일을 많이 하라".번거롭고 중복된 조작은 ERP의"반인류"의 핵심통점이며 최적화의 가장 중요한 방향이기도 하다.설계를 최적화할 때,"간소화, 고효율"원칙을 견지하고, 불필요한 조작 절차를 삭제하고, 중복 모듈을 합병하여"원스톱 조작"을 실현해야 한다.예를 들어 구매 주문서를 입력할 때 공급업체 정보, 자재 정보를 자동으로 연관시켜 직원이 수동으로 작성할 필요가 없다;동일한 데이터를 입력한 후, 자동으로 관련 모듈에 동기화하여 중복 입력을 피한다. 예를 들면 재료 입고 데이터를 입력한 후, 자동으로 재고 모듈, 재무 모듈에 동기화하며, 직원이 여러 모듈에 각각 입력할 필요가 없다;자주 사용하는 작업 단축키, 템플릿 기능, 예를 들어 자주 사용하는 주문 템플릿, 보고서 템플릿을 설정하면 직원이 직접 호출, 수정할 수 있어 작업 시간을 대폭 절약할 수 있다.모 제조업기업이 ERP 조작과정을 최적화한후 종업원이 주문에 입력하는 시간이 30분에서 5분으로 단축되고 중복로동이 70% 이상 줄어들어 종업원의 조작적극성이 뚜렷이 제고되였다.
이와 동시에"최소필수입력"원칙을 추진하여 핵심필수항목만 보존하고 비필수정보는"선택적입력"으로 설정하여 종업원들이 무관한 정보에 시달리지 않도록 해야 한다.예를 들어, 완제품 입고 정보를 입력할 때, 핵심 필수 항목은 제품 코드, 수량, 차수이며, 나머지 예를 들면 입고 인원의 연락처, 비고 등 불필요한 정보는 실제 수요에 따라 입력 여부를 선택할 수 있으며, 조작 절차를 줄일 뿐만 아니라 입력 오차도 줄일 수 있다.또한 AI 기술을 도입하여 데이터 자동 식별, 자동 입력을 실현할 수 있는데, 예를 들면 코드 스캔을 통해 자재 코드, 주문 번호를 식별하고 관련 정보를 자동으로 채울 수 있다;OCR을 통해 송장, 증빙서류를 식별하고 재무수치를 자동으로 입력하여 종업원의 수동조작을 한층 더 줄이고 종업원들이 더욱 많은 시간을 핵심사업에 투입하여 사업효률을 제고할수 있도록 해야 한다.
최적화 방향 2: 인터페이스 설계를 최적화하고 학습 원가를 낮추어 직원들이"한 번 보면 할 수 있고, 한 번 사용하면 익숙해진다."인터페이스 디자인의 우호성은 직원의 사용 체험과 학습 원가에 직접적인 영향을 미친다. 인터페이스 디자인을 최적화하는 핵심은'간결하고 뚜렷하며 이해하기 쉽다'는 것이다. 직원의 조작 습관에 부합된다.첫째, 인터페이스 레이아웃을 정리하고, 무관한 기능 버튼을 삭제하고, 자주 사용하는 기능을 눈에 잘 띄는 위치에 놓는다. 예를 들면"주문 입력","재고 조회","데이터 내보내기"등 자주 사용하는 기능을 첫 페이지 네비게이션 막대에 놓으면 직원이 여러 페이지를 돌지 않고도 찾을 수 있다;네비게이션 논리를 최적화하고,"등급이 명확하고 경로가 거슬러 올라갈 수 있는"디자인을 채택하여 직원이 오류를 클릭한 후 빠르게 상급 페이지로 돌아가 길을 잃지 않도록 할 수 있다.둘째, 인터페이스 스타일을 통일하고 아이콘의 의미, 글꼴 크기, 색상 배합을 규범화하여 서로 다른 모듈 인터페이스 스타일의 차이가 너무 크지 않도록 하고 직원의 시각적 피로를 줄인다;아이콘 디자인은 간결하고 명확하며 기능적 의미에 부합해야 한다. 예를 들어"쇼핑 카트"아이콘으로 구매 주문서를 대표하고,"창고"아이콘으로 재고 관리를 대표하여 직원들이 아이콘의 의미를 한눈에 이해할 수 있도록 하고, 추가 기억이 필요 없다.
셋째, 다중 단말기 사용에 적합하고, 컴퓨터, 모바일, 태블릿 동시 조작을 지원하며, 모바일 인터페이스 배치를 최적화하고, 조작 절차를 간소화하며, 직원이 외지에 나가 사무, 작업장 작업을 할 때 핸드폰을 통해 데이터 입력, 주문 조회, 심사비준 등 조작을 빠르게 완료할 수 있도록 하며, 시간과 공간의 제한을 타파하고 업무의 일관성을 제고한다.례를 들면 작업장 종업원은 이동단을 통해 코드를 스캔하여 작업을 보고하고 실시간으로 생산진도를 입력할수 있으며 컴퓨터전으로 돌아가 조작할 필요가 없다.판매원은 외지에 나가 고객을 도킹할 때 휴대폰을 통해 재빨리 재고를 조회하고 주문서를 제출하여 고객의 대응효률을 높일수 있다.모 체인소매기업이 ERP인터페이스를 최적화하고 이동단에 적응한후 신입사원의 숙련조작시간이 3주에서 3일로 단축되였고 로종업원의 조작효률이 40% 제고되였으며 종업원의 토해내는 소리가 뚜렷이 감소되였다.
최적화 방향 3: 업무 실제에 부합하고 개성화 적응을 실현하며"획일적인"설계를 거부한다.ERP의 핵심 가치는 서비스 업무, 직원 업무를 지탱하는 것이며, 업무 실제와 동떨어진"획일적인"설계는 필연적으로"반인간"의 도구로 전락할 것이다.그러므로 ERP 설계를 최적화할 때 업계 특성, 기업 규모, 업무 프로세스와 직무 수요를 결합하여 개성화 적응을 진행하여 시스템이 진정으로 직원 업무 장면에 부합하도록 해야 한다.우선, 업계 특성과 결합하여 핵심 모듈을 최적화한다. 예를 들면 제조업 중점 최적화 생산 계획, 자재 관리 모듈, 신발업 기업 중점 최적화 SKU 관리, 차수 추적 모듈, 서비스업 중점 최적화 주문 관리, 고객 관리 모듈, 모듈 기능과 업계 업무 수요가 고도로 부합하도록 확보한다.
둘째, 직무의 개성화 배치를 지원하고, 서로 다른 직무의 업무 직책에 따라 무관한 기능을 숨기고, 핵심 기능을 두드러지게 하여 직원이 직면하는 인터페이스를 더욱 간결하게 하고, 조작을 더욱 효율적으로 한다.례를 들면 창고관리원의 인터페이스는 재고조회, 입고출고, 재료실사 등 기능을 중점적으로 전시하고 재무채산, 판매통계 등 무관한 기능을 숨긴다.재무인원의 인터페이스는 회계사무처리, 보고표생성 등 기능을 중점적으로 전시하고 생산배치, 재료구매 등 무관한 기능을 숨긴다.이밖에 기업의 개성화맞춤화를 지원하여 기업이 자신의 업무절차에 따라 조작절차를 조정하고 사용자화필드를 설정할수 있도록 허용한다. 례를 들면 모 신발업기업이 자신의 재료관리수요에 따라 ERP에서"신발, 신발바닥, 보조재료"등 재료분류필드를 사용자화하여 종업원들이 재료정보를 입력할 때 더욱 편리하고 더욱 정확하도록 해야 한다.이러한 맞춤형 구성은 직원들이"시스템에 적응해야 하는"것을 피할 수 있을 뿐만 아니라 ERP가 진정으로 직원들의 업무에 봉사하고 운영 효율을 향상시킬 수 있다.
최적화 방향 4: 피드백 메커니즘을 완비하고 적시에 수요에 응답하여 직원들이"할 말이 있으면 할 수 있고 문제가 있으면 풀 수 있다."직원의 사용 체험과 수요 피드백은 ERP 최적화의 핵심 근거이며, 완벽한 피드백 메커니즘은 직원 사용 중의 난제를 제때에 해결할 수 있을 뿐만 아니라 직원이 중시를 받고 만족도와 소속감을 향상시킬 수 있다.설계를 최적화할 때,"편리함, 고효율, 폐쇄 루프"의 피드백 메커니즘을 구축해야 한다: 첫째, 편리한 피드백 채널을 설정한다. 예를 들면 ERP 시스템 첫 페이지에"피드백 입구"를 추가하면 직원이 직접 조작 난제, 시스템 취약점, 최적화 건의를 제출할 수 있고, 층층이 보고할 필요가 없다;이와 동시에 피드백핫라인, 기업위챗피드백군을 개통하여 종업원들이 수시로 문제를 피드백하는데 편리를 제공해야 한다.
둘째, 피드백 처리 프로세스와 기한을 명확히 하고, 전담자를 배치하여 직원 피드백을 연결하고, 피드백된 문제에 대해 분류 정리, 신속한 응답을 진행하며, 간단한 문제는 24시간 내에 해결하고, 복잡한 문제는 3일 근무일 내에 해결 방안을 제시하고 동시에 진전시켜 직원 피드백이"응답이 있고 결과가 있다"는 것을 확보한다;피드백 대장을 작성하여 모든 피드백 문제를 기록하고 해결 진도를 추적하여 문제가 바다에 가라앉지 않도록 한다.셋째, 직원이 최적화에 참여하는 메커니즘을 구축하고, 정기적으로 직원의 최적화 건의를 수집하며, 직원 대표를 조직하여 ERP 최적화 토론에 참여시키고, 직원을 시스템 최적화의"방관자"가 아닌"방관자"로 만들고, 예를 들면 모 기업이 분기마다 ERP 최적화 좌담회를 조직하고, 직원 건의를 수집하고 목적성 최적화에 맞게 최적화하며, 직원 만족도를 60% 이상 향상시킨다.이밖에 시스템갱신교체메커니즘을 구축하고 정기적으로 종업원들이 피드백하는 공통성문제를 정리하며 시스템을 갱신하고 업그레이드하며 사용체험을 지속적으로 최적화하여 ERP가 종업원의 수요와 기업의 발전수요에 끊임없이 적합하도록 해야 한다.
최적화방향 5: 훈련인도를 강화하고 인지장벽을 타파하며 종업원들의 저촉정서를 줄여야 한다.시스템 설계 자체뿐만 아니라 직원들의 ERP에 대한 인지 편차와 조작 미숙은'반인간적'감수성을 심화시킬 수 있기 때문에 ERP 설계를 최적화하는 동시에 교육 유도를 강화하여 직원들이 시스템에 빠르게 적응하고 시스템을 인정할 수 있도록 도와야 한다.훈련은"층별 분류, 정확하고 효율적"의 원칙을 견지하고, 신입 직원을 대상으로 근무 전 전문 훈련을 전개하며, 기초 조작, 인터페이스 네비게이션, 핵심 기능을 중점적으로 설명하고, 실제 사례와 결합하여 실조 훈련을 진행하여 신입 직원이 빠르게 착수할 수 있도록 도와야 한다;오래된 직원을 대상으로 최적화 기능 전문 교육을 전개하고, 시스템 업데이트 후의 조작 변화, 최적화 하이라이트를 중점적으로 설명하며, 오래된 직원이 최적화 후의 시스템에 빠르게 적응할 수 있도록 돕고, 조작 미숙으로 인해 위화감이 생기지 않도록 한다.
이와 동시에 선전인도를 강화하여 종업원들에게 ERP 최적화의 핵심목적인 업무부담을 경감하고 업무효률을 제고하여 종업원들에게"ERP를 최적화하는것은 부담을 증가시키는것이 아니라 사업을 더욱 쉽게 하기 위한것"이라는것을 알게 하고"ERP는 추가부담"이라는 인지장벽을 타파해야 한다.벤치마킹 사례를 수립하고, 주변 직원들이 최적화된 ERP를 사용하여 업무 효율을 향상시키는 사례를 홍보한다. 예를 들면"어떤 직원이 최적화된 ERP를 사용하여 매일 2시간 업무 시간을 절약한다."벤치마킹 시범을 통해 더 많은 직원들이 자발적으로 ERP를 사용하고 ERP를 인정하도록 유도한다.이밖에 격려메커니즘을 구축하여 주동적으로 ERP를 사용하고 최적화건의를 적극 피드백하며 운영체제에 숙련된 종업원에게 표창과 장려를 주어 종업원의 사용적극성을 불러일으키고 저촉정서를 감소시켜 종업원이"수동적인 사용"에서"주동적인 사용"으로 전환되도록 할수 있다.
사실 ERP의 핵심가치는"부능인, 부능업무"이며"반인류"의 ERP는 종래로 합격된 디지털화도구가 아니다.ERP가 더 이상"반인간"이 되지 않도록 하는 것은 본질적으로"직원 중심"의 설계 이념으로 회귀하고,"중기능, 경체험","중관리, 경서비스"의 오점을 버리고, 시스템 설계가 직원 조작 습관에 부합하고, 기업 업무 실제에 적합하며, 직원이 편리하고 효율적이며 편안하게 사용할 수 있도록 하는 것이다.조작 절차 간소화, 인터페이스 설계 최적화, 개성화 적합성, 피드백 메커니즘 완비, 교육 유도 강화에 이르기까지 모든 최적화는 직원의 부담을 확실하게 경감하고 직원의 체험을 향상시킬 수 있으며 최종적으로 직원의 효율과 만족도의 이중 향상을 실현할 수 있다.
기업의 입장에서 볼 때, ERP 설계 최적화는 직원의 효율과 만족도를 향상시킬 수 있을 뿐만 아니라, ERP 시스템이 진정으로 가치를 발휘하도록 할 수 있으며, 기업의 디지털 전환 착지를 추진할 수 있다-직원의 운영 효율이 향상되고 기업의 전체 운영 효율이 따라서 향상된다;직원의 조작 실수가 감소하고 시스템 데이터의 정확도가 향상되어 기업의 의사 결정에 더욱 신뢰할 수 있는 버팀목을 제공한다;직원 만족도 향상, 소속감 강화, 핵심 직원 유출 감소, 인건비 절감.모 기업은 전방위적인 ERP 설계 최적화를 통해 직원의 업무 효율을 50% 이상 향상시켰고, 시스템 데이터 정확도를 75% 에서 98% 로 향상시켰으며, 직원 만족도를 70% 향상시켰으며, ERP 시스템의 가치가 충분히 발휘되었고, 기업의 디지털 전환 속도가 뚜렷하게 빨라졌다.
앞으로 디지털화 기술이 지속적으로 반복됨에 따라 ERP 시스템의 디자인은 더욱 지능적이고 인간적일 것이다.AI、빅 데이터 등 기술은 ERP 설계에 더욱 융합되어 더욱 정확한 개성화 적합, 더욱 편리한 조작 체험, 더욱 효율적인 피드백 응답을 실현할 것이다.기업의 입장에서 볼 때, 오직 시종일관"직원 중심, 업무 지향"을 견지하고 직원의 수요에 지속적으로 관심을 가지고 시스템 설계를 최적화해야만 ERP가 더 이상"반인간"이 아니라 진정으로 직원의"유능한 조수", 기업의"핵심 능력 부여 도구"가 되어 직원과 기업의 쌍방향 상생을 실현하고 기업이 디지털 전환의 길에서 안정적으로 전진하도록 추진할 수 있다.
