순통 파일 관리 종합 서비스 관리 시스템 - 효율적인 파일 정보 관리 솔루션
파일 관리의 디지털 전환 어려움과 현실적 수요
정보가 폭발하는 시대에 문서는 조직 기억의 핵심 매개체와 업무 운행의 중요한 증거로서 그 관리 효능은 조직의 운영 효율과 위험 통제 능력에 직접적인 영향을 미친다.그러나 많은 기관, 기업, 사업단위는 여전히 전통적인 서류관리의 수렁에 빠져 있다: 종이서류가 산더미처럼 쌓여 있고, 대량의 물리공간을 점용하고 있다;검색은 인공 기억과 디렉터리에 의존하여 뒤지며, 파일 한 부를 찾는 데 수십 분 내지 몇 시간이 걸린다;대출 흐름은 종이 등기에 의존하고, 서류의 행방이 불분명하며, 기한이 지나도 귀속되지 않는 현상이 빈발하고 있다;서류감정소각은 시스템의거가 결핍하고 남겨야 할 것은 완전하지 못하며 판매해야 할 것은 철저하지 못하다;전자문서와 종이서류를 분리하여 관리하는데 같은 보관서류의 두가지 형태는 각기 제멋대로 한다.이런 문제들은 인력과 물력의 거대한 랑비를 초래하였을뿐만아니라 더우기는 보관서류의 훼손, 분실, 비밀루설의 준엄한 위험을 숨기고있다.순통보관서류관리 종합서비스관리시스템은 바로 이 일련의 난제를 해결하기 위해 생겨났으며 보관서류의 전반 생명주기관리리론을 핵심으로 사물인터넷, 빅데이터, 클라우드컴퓨팅 등 선단기술을 융합하여 각종 조직에 보관서류수집, 정리, 보관, 리용, 감정, 소각 전 과정을 망라하는 고효률정보관리해결방안을 제공해주었다.
모든 유형의 파일 통합 관리: 미디어 장벽을 허물고 디지털 파일 리소스 센터 구축
순통 문서 관리 시스템의 가장 중요한 가치는 각종 문서 자원에 대한 통일된 수납과 집중 관리 통제를 실현한 데 있다.시스템은 종이서류, 전자문서, 실물서류, 음성영상파일 등 부동한 매체류형간의 관리장벽을 철저히 타파하고 모든 보관서류자원을 동일한 디지털플랫폼에 포함시켜 표준화관리를 진행하였다.
종이 파일을 저장하는 경우, 시스템은 바코드, QR코드 또는 RFID 태그 기술을 통해 각 볼륨, 각 파일에 대해 고유한 디지털 ID ID를 만듭니다.서류정리가 진열될 때 관리원은 설비를 스캔하여 서류정보입력과 물리적위치의 바인딩을 쉽게 완성하여 배열, 열, 층, 위치까지 정확한 3차원 가상창고지도를 형성한다.전자 파일의 경우 시스템은 OA 시스템, ERP 시스템, 비즈니스 승인 시스템과 원활하게 도킹하여 전자 파일의 온라인 실시간 아카이브를 지원합니다.공문서 한 부는 업무 시스템이 발급 절차를 완료한 후, 사전 설정 규칙에 따라 자동으로 파일 시스템에 귀속될 수 있으며, 수동으로 개입할 필요 없이 메타데이터 정보를 동시에 생성할 수 있다.사진, 녹음, 녹화 등 영상 파일에 대해 시스템은 온라인 미리보기, 스트리밍 재생 기능을 제공하며 다운로드 없이 열람할 수 있다.트로피, 우승기, 샘플 등 실물 파일에 대해서도 고유 표식을 부여하고 보관 위치, 보관 조건, 외관 영상 등 정보를 디지털화해 관리한다.
이런 전 류형의 통일관리의 가치는 기술차원에서 구현되였을뿐만아니라 보관서류부문의 역할위치확정을 더욱 심각하게 개변시켰다.기록물실은 수동적으로 담체를 접수, 보관하는"창고관리원"에서 주동적으로 정보자원을 통합, 개발, 리용하는"지식봉사자"로 전환되였다.모 시급 당안관은 순통시스템을 응용한후 30여개 과실에 분산되여 7가지 매체류형을 포괄하는 당안자원을 전면적으로 통합하고 통일된 디지털당안자원센터를 건립하여 소장당안리용률을 3배 제고하고 당안봉사만족도를 62% 에서 91% 로 뛰여올랐다.
지능화 문서 보관: 인공 순찰에서 능동 경보까지
문서 보관은 문서 작업의 기초이자 가장 쉽게 무시될 수 있는 위험 고발 지역이다.순통 문서 관리 시스템은 지능화 기술의 심도 있는 임베디드를 통해 문서 보관을 전통적인 인공 정기 순찰에서 전천후, 전방위적인 능동 지능 방호로 업그레이드한다.
시스템은 온습도 센서, 스모그 탐지기, 출입문 시스템, 영상 감시 등 사물 인터넷 설비와 실시간으로 연동하여 파일 창고 환경의 디지털 쌍둥이 모델을 구축한다.창고의 온도가 기준치를 초과하고 습도가 너무 높으며 빛이 너무 강하거나 화재경보우환이 나타났을 때 시스템은 즉시 문자메시지, APP 푸시, 대형스크린탄창 등 여러 경로를 통해 관리인원에게 급별조기경보를 발송하고 처리건의를 제공한다.파일 입출고 관리는 전 과정 지능화 관리 통제를 실현한다: 수권자는 안면인식 또는 신분카드를 통해 창고 문을 열고, 시스템은 자동으로 출입자, 시간 및 조작 내용을 기록한다;서류가 대출될 때 관리자가 단말기를 들고 서류바코드를 스캔하면 시스템은 자동으로 서류의 하차등기를 완성하고 대출신청서와 련관된다.파일이 반환될 때 시스템은 관리자가 파일을 제자리로 반환하도록 유도하고 위치 검사를 통해 업로드 정확도를 확보한다.
창고에서 이 전통적인 서류작업을 점검하는 과정에서의"고역"이 철저히 변혁되였다.전통적인 모식에서는 10만권의 보관서류를 점검하는데 몇명의 사업일군이 수개월이 걸리며 그사이 또 빈번히 화물칸을 조정하고 보관서류를 옮겨야 한다.순통시스템은 대량스캔실사와 RFID 무선주파수감응실사 두가지 모식을 지원하는데 사업일군이 손에 설비를 들고 통로를 따라 걸으면 시스템은 자동적으로 선반의 보관서류정보를 식별하고 실시간으로 흑자실사보고표를 생성할수 있다.모 대학교 당안관은 RFID 실사기능을 응용한후 년도실사작업량을 3개월에서 이틀로 압축하고 실사정확도를 85% 에서 99.9% 로 제고시켜 장기간 당안부문을 괴롭혔던"장부가 맞지 않는"고질병이 근본적으로 해결되였다.
정밀화 서류 이용: 등객 방문에서 능동 서비스까지
서류의 가치는 이용에 있다.순통보관서류관리시스템은 다등급, 다경로, 다장면의 보관서류리용서비스체계를 구축하는것을 통해 전통보관서류서비스의"사람이 오고 본전을 뒤져 찾고 수공으로 기록하는"피동적인 국면을 철저히 개변시켰다.
시스템은 검색 엔진에 비견되는 파일 검색 능력을 제공하며, 전체 텍스트 검색, 조합 조건 검색, 모호 일치, 관련 추천 등 다양한 검색 방식을 지원한다.사용자가 키워드를 입력하기만 하면 시스템은 대량의 보관서류에서 목표문건을 재빨리 위치확정하고 그 전자원문, 보관서류요약, 관련보관서류 등 정보를 전시할수 있다.기밀 관련 문서와 내부 통제 문서에 대해 시스템은 엄격한 권한 등급 관리 통제를 실시하며, 서로 다른 등급의 사용자는 그 수권 범위 내의 문서 정보만 검색하고 열람할 수 있다.권한 제어는 전종, 종류, 문서, 문서 내지 문서 내의 특정 필드까지 세밀하게 할 수 있으며, 문서 정보의 안전을 보장할 뿐만 아니라 이용 수요도 최대한 만족시킬 수 있다.
파일 대출 프로세스는 전체 온라인 폐쇄 루프 관리를 실현한다.직원은 시스템 포털을 통해 온라인으로 대출 신청을 제출하고 대출 기한, 이용 목적, 필요한 담체 형식을 선택한다.부서 책임자는 온라인으로 심사비준한다;서류관리원은 심사비준결과에 근거하여 서류출고를 처리한다.시스템은 자동으로 대출 정보를 기록하고 대출자에게 알림을 보냅니다.반환기한 임박 시스템은 자동으로 반환을 재촉한다;기한이 지나도 귀속되지 않으면 자동으로 관리자와 대출자 상급자에게 경보를 발송한다.전 과정은 종이화, 소급 가능, 통계 가능이 없다.모 그룹회사의 보관서류센터는 대출관리모듈을 응용한후 대출심사비준주기가 평균 3일에서 2시간으로 단축되였고 보관서류의 기한초과반환률이 35% 에서 5% 이하로 낮아졌다.
더욱 심층적인 보관서류리용가치는 편제연구개발기능을 통해 방출될수 있다.시스템은 특정문제, 시간, 부문 등 차원에 따라 서류자원을 조직하고 대사기, 조직연혁, 제품발전사, 공정항목총화 등 편찬연구성과를 신속히 생성하는것을 지원한다.서류정보는 더는 창고에 잠든 낡은 종이더미가 아니라 지도자의 결책을 지탱하고 업무전개를 보조하며 조직문화를 전승하는 활태지식자산으로 전환되였다.
규범화된 문서 처리: 임의에서 규정 준수까지
서류의 감정 소각은 서류의 생명 주기의 중요한 부분이자 많은 조직 서류 관리의 취약한 지대이다.순통보관서류관리시스템은 국가보관서류국"기관문건자료보관범위와 문서보관기한규정","기업보관서류관리규정"등 법규표준에 의거하여 각종 보관서류의 보관기한표와 감정처리절차를 내장하여 보관서류처리업무의 합규성, 과학성과 소급가능성을 확보한다.
정기적으로 파일 보관 상태를 자동으로 스캔하여 보관 기간이 만료되어 폐기 조건에 부합하는 파일에 대해 강조 프롬프트를 제공할 수 있습니다.감정사업이 가동된후 시스템은 감정소조 성원들을 조직하여 온라인으로 서류가치를 서류별로 심사하고 감정의견 및 리유를 기록하였다.비준을 거쳐 소각한 보관서류는 시스템이 소각청부를 생성하여 소각보관서류의 기본정보, 소각방식, 소각시간, 감독판매인원 등을 상세하게 렬거하고 소각과정영상자료를 보존한다.전체 감정 소각 서류는 업무 기록으로 시스템에 장기간 보존되어 수시로 검사를 준비한다.
서류관에 인계해야 할 영구보존서류에 대해 시스템은"전자서류인계 및 접수방법"에 규정된 데이터형식에 따라 자동적으로 포장하고 규범적인 인계정보패키지를 생성하며 오프라인매체 또는 온라인전송방식을 통해 인계사업을 완성할수 있도록 지원한다.이 기능은 기층보관실에서 보관소에 보관서류를 인계하는 사업효률을 70% 이상 제고함과 동시에 인계수치의 완전성과 규범성을 확보하였다.
미래를 위한 새로운 파일 관리 패러다임
순통 문서 관리 종합 서비스 시스템이 대표하는 것은 문서 관리 도구의 기술 업그레이드일 뿐만 아니라 문서 업무 이념의 근본적인 변혁이다.이는 서류사업을 페쇄, 피동, 보관 중심의 전통모식에서 개방, 주동, 리용 중심의 현대모식으로 전환시킨다.서류인원을 정리에 몰두하고 세상사를 묻지 않는 백그라운드 직위에서 결책을 지탱하고 발전을 위해 봉사하는 프런트 역량으로 밀어붙인다;서류부문을 원가센터, 소모부문에서 지식센터, 가치창조부문으로 재창조한다.
디지털 정부, 디지털 기업 건설이 심도 있게 추진됨에 따라 파일 작업의 디지털 전환은 이미 선택 가능한 것이 아니라 필수 옵션이다.순통시스템은 전 류형의 보관서류통일관리, 지능화보관서류보관, 정밀화보관서류리용, 규범화보관서류처리 등 4대 핵심능력의 구축을 통해 각종 조직에 디지털시대에 적응하는 보관서류관리기초시설을 제공해주었다.모든 서류가 탄생에서 소각에 이르는 전 생명주기가 시스템에서 질서 있게 흐르고 명확하게 거슬러 올라갈 때, 모든 서류의 이용이 3초 내에 정확하게 도달하고 합법적으로 권한을 부여할 수 있을 때, 서류에 잠재된 조직 기억과 업무 지혜가 충분히 활성화되고 의사결정 통찰로 전환될 때, 서류관리는"도구"에서"능력","원가"에서"가치"에 이르는 역사적 도약을 완성한다.이는 서류관리시스템을 순통하는 사명일뿐만아니라 더우기는 디지털시대의 서류사업의 응당한 의의이기도 하다.
