Инструкции по электронному архивированию и электронному архивированию ERP - систем (DA / T 104 - 2024) Интерпретация и применение - новый мост для стандартизированного управления активами корпоративных данных

С пересмотром Закона Китайской Народной Республики об архивах и углублением цифровой экономики вопрос о том, как данные, генерируемые основными бизнес - системами предприятий, могут быть преобразованы в национальные архивные ресурсы с долгосрочной ценностью сохранения и юридической силой, стал неотложной стратегией и вопросом соблюдения. В этом контексте в 2024 году были официально введены в действие Правила электронного архивирования и управления электронными файлами ERP - систем (DA / T 104 - 2024, далее именуемые « Нормы»), выпущенные Национальным архивным управлением, которые создают авторитетный путь для предприятий, чтобы превратить сложные бизнес - данные в стандартизированные и надежные активы данных. Это больше не просто технический стандарт для архивов, а связь между динамическими операциями предприятий и национальным статическим управлением архивамиСтратегический мостЭто означает, что корпоративное управление данными вступило в новый этап, который сочетает в себе эффективность бизнеса с требованиями к архивированию.

Основная идея Кодекса заключается в систематическом решении проблемы электронных документов в среде ERP ".Как формироваться, когда архивировать, как управлять« Проблемы полного жизненного цикла. Традиционно ERP - системы, как бизнес - операционная платформа, были разработаны с целью поддержки транзакций и процессов в режиме реального времени, которые являются эффективными и не учитывают долгосрочное сохранение данных, независимость форматов, целостность метаданных и правовую документацию. С другой стороны, управление архивами фокусируется на долгосрочном хранении, упорядоченной организации и надежном использовании информации, которые естественным образом отличаются друг от друга с точки зрения целей, методов и циклов. Стандарт был введен именно для того, чтобы преодолеть этот разрыв, он требует и направляет предприятия в планировании, проектировании, внедрении и даже повседневной эксплуатации ERP - систем, предварительно имплантируя мышление и технические требования к управлению файлами. Это означает, что предприятиям необходимо переместить контрольную точку управления файлами в сторону формирования бизнес - данных, чтобы электронные файлы и их метаданные, отвечающие требованиям архивирования, были одновременно захвачены или сгенерированы и реализованы одновременно с бизнесом.« Бизнес как архив»Идея, которая гарантирует подлинность, целостность, доступность и безопасность архивов в источнике.

С точки зрения интерпретации конкретного содержания, « Нормы » наметили четкий и функциональный набор управленческих и технических рамок для предприятий. Ключевые моменты этого процесса проявляются на трех уровнях:Стандартизация процессов управления.В нем уточняются обязанности, процессы и требования всего процесса от генерации, обработки, архивирования, сохранения до использования электронных документов, подчеркивается незаменимость архивного звена и требуется создание архивных процедур, интегрированных с бизнес - процессами ERP.Во - вторых, определение сферы архивирования.Вместо того, чтобы принять простую « универсальную резьбу», вместо этого руководство предприятием на основе основных бизнес - модулей в системе ERP (таких как финансы, закупки, продажи, производство, людские ресурсы и т. Д.) для анализа и определения диапазона электронных документов с сохраненной ценностью, таких как важные ордера на утверждение, ваучеры, контракты, отчеты и т. Д. Чтобы архивная работа была тесно связана с основной ценностной деятельностью предприятия.В - третьих, системный характер технических требований.К ERP - системам предъявляются конкретные функциональные требования, такие как поддержка структурированного, стандартизированного инкапсуляции архивных электронных документов, возможность захвата и привязки метаданных, достаточных для описания бизнес - контекста, корреляции и следов работы, должна иметь возможность безопасного, стабильного и автоматического интерфейса передачи данных в систему управления файлами и обеспечивать долгосрочную читаемость и необратимость архивной информации. Эти требования привели к тому, что ERP - система превратилась из чисто бизнес - движка в систему с одновременной способностью к архивированию.Источники достоверных данных。

Применяя « Норму » к корпоративной практике, ее далеко идущая ценность заключается в том, чтобы построить бизнес« От бизнес - данных до активов соответствия и стратегических ресурсов»Канал продвижения по службе. На уровне соблюдения он напрямую отвечает на обязательные требования законов и правил для управления одним набором архивов, таких как электронные учетные документы, электронные контракты и электронные кадровые файлы, помогая предприятиям систематически избегать правовых и аудиторских рисков. На оперативном уровне стандартизированное архивирование способствует улучшению качества и структурной оптимизации данных в ERP - системах. Сам процесс архивирования является высококачественным управлением данными и помогает улучшить общую способность предприятий принимать решения на основе данных. На стратегическом уровне стандартизированные электронные файлы представляют собой ценные, юридически сертифицированные активы данных для предприятий, которые являются не только историческими записями, но и надежным краеугольным камнем для будущего анализа данных, интеллектуального анализа, отслеживания бизнеса и цифровой трансформации. Например, стандартизированные архивированные данные о закупках и качестве за предыдущие годы могут стать аналитической сокровищницей для оптимизации цепочек поставок и дизайна продукции; Полные данные кадрового профиля дают долгосрочное представление об организационном развитии и кадровой стратегии.

Таким образом, публикация и внедрение DA / T 104 - 2024 принесло предприятиям гораздо больше, чем дополнительный список соответствия. Это копия.План действийЭто поможет компаниям пересмотреть и спланировать роль их ERP - систем на протяжении всего жизненного цикла данных. Успешная интеграция « Норм » в корпоративную архитектуру означает, что в дополнение к использованию операционной эффективности, обеспечиваемой ERP, предприятие создало долгосрочный механизм, который будет интегрирован с национальной системой управления архивами и будет продолжать накапливать и увеличивать стоимость основных активов данных. Строительство этого нового моста поможет предприятиям в эпоху цифровой экономики, не только « быстро бегать», но и « делать стабильно, помнить, жить, жить, использовать, чтобы жить, чтобы действительно реализовать единство бизнес - операций и передачи знаний, краткосрочной эффективности и долгосрочной ценности.