Как сохранить систему ERP в долгосрочной перспективе после успешного запуска
Успех внедрения системы планирования общеорганизационных ресурсов часто рассматривается как важная веха, но это далеко не конец пути цифровой трансформации. Во многих компаниях после того, как система была запущена, она столкнулась с более скрытой и долговременной проблемой: как обеспечить, чтобы эта система с огромными инвестициями работала непрерывно, стабильно и эффективно и постоянно высвобождала ожидаемую ценность с течением времени, вместо того, чтобы постепенно становиться жесткой, отклоняться от бизнеса и в конечном итоге сводиться к дорогостоящим электронным устройствам. Система в сети только дает предприятию « цифровое тело», а долгосрочное эксплуатационное обслуживание и непрерывная оптимизация являются ключом к вливанию в его « интеллектуальную душу».
Создание профессиональной и эффективной системы поддержки
После того, как система в сети, основной задачей является достижение плавной передачи и преобразования ролей от « команды проекта» к « команде эксплуатации и обслуживания». Компании должны создать четко структурированную и подотчетную системуТрехступенчатая система поддержки. Поддержка первой линии осуществляется ключевыми пользователями или справочными службами, знакомыми с повседневными операциями, которые отвечают за ответы на основные эксплуатационные вопросы, обработку простых неисправностей; Поддержка второго уровня осуществляется внутренней ИТ - группой или ERP - администратором предприятия для решения более сложных вопросов технической конфигурации, управления правами пользователей и бизнес - процессов; Поддержка третьей линии включает в себя оригинальный завод или основного партнера - исполнителя для устранения глубоких системных недостатков, оптимизации производительности и значительных потребностей в обновлении. Такой иерархический механизм позволяет быстро выявлять проблемы и отвлекать их на соответствующие ресурсы, избегая любого давления на небольшое число основных сотрудников.
В основе работы по эксплуатации лежитАктивный мониторинг и профилактическое обслуживаниеВместо пассивного "пожаротушения". Предприятия должны использовать профессиональные инструменты мониторинга для непрерывного отслеживания ключевых показателей производительности ERP - систем в течение 7x24 часов, включая время отклика на базу данных, использование ресурсов сервера, количество одновременных пользователей, время выполнения ключевых бизнес - операций и т. Д. Установив разумный порог, система может автоматически предупредить о потенциальной проблеме, прежде чем она перерастет в серьезный сбой. Например, когда одновременный всплеск во время закрытия счетов в конце месяца приводит к снижению скорости реагирования, система мониторинга может быть предупреждена заранее, а ИТ - команда может быть оптимизирована или временно расширена вовремя. В то же время, создать систему регулярных медицинских осмотров, как и техническое обслуживание оборудования, периодический обзор системных журналов, индексов баз данных, целостности резервного копирования и т. Д. Предотвращение опасности в будущем.
Постоянное управление и последовательность процессов для обеспечения качества данных
Данные - это кровь ERP - системы, качество которой напрямую определяет « здоровье» системы. После выхода на линию работа по управлению данными не только не может быть ослаблена, но должна быть более институционализирована и нормализована. Предприятие должно быть межсекторальным.Комитет по управлению даннымиОпределите единственный ответственный отдел и процесс обслуживания всех видов основных данных. Например, основные данные о материалах создаются и обновляются техническим отделом, а данные о поставщиках поддерживаются отделом закупок. Установить регулярные правила аудита качества данных, такие как проверка несвоевременно закрытых рабочих документов, давно не меняющихся вялых материалов, неполных файлов клиентов и т. Д., И обязать бизнес - подразделения очищать и исправлять.
Что еще более важно, убедитесь, что бизнес - операции строго следуют системным настройкамСтандартизированный процессЦенность системы в сети заключается в том, что она заменяет прошлые произвольные операции оптимальными процессами. Поэтому необходимо обеспечить, чтобы сотрудники не обходили систему или не проводили оффлайн - обработку из - за « хлопот или привычки» посредством непрерывного обучения, четкой системы и необходимого системного контроля (например, обязательных полей, узлов утверждения). Руководители бизнес - подразделений должны быть первыми, кто несет ответственность за соблюдение процедур, и включать соблюдение процедур в служебную аттестацию. Качество данных и эффективность процессов являются фундаментальными гарантиями, когда все используют систему в качестве единственной и естественной платформы для работы.
Содействие непрерывной оптимизации цикла создания стоимости
ERP - системы не должны быть статичным и твердым программным обеспечением, а должны быть « живыми» системами, которые сопровождают совместный рост предприятий. Это требует от компаний созданияМеханизм непрерывной оптимизации от обратной связи к совершенствованию. Регулярно (например, ежеквартально) собирает отзывы от ключевых пользователей и бизнес - подразделений, проводит семинары по оптимизации потребностей, выявляет новые потребности, возникающие в результате изменений в бизнесе, или болевые точки в существующих процессах, которые могут быть дополнительно улучшены.
Оптимизация должна соблюдаться« Маленький шаг, беги, приоритет ценности»Принципы. Избегайте частых запусков крупномасштабных вторичных разработок, но отдавайте приоритет использованию собственных конфигурационных функций системы, инструментов отчетности или движков рабочего процесса, чтобы быстро достичь тех улучшений, которые являются небольшими и эффективными. Например, разработка удобного отчета для высокочастотных запросов или оптимизация цепочки утверждения для сокращения времени ожидания. Каждая небольшая оптимизация позволяет пользователям почувствовать жизнеспособность и ценность системы и сформировать положительную обратную связь. В то же время следует внимательно следить за обновлениями и исправлениями функций, выпускаемыми ERP - производителями, оценивать их ценность для бизнеса и планировать плавные маршруты обновления системных версий, чтобы обеспечить более стабильную производительность, более мощные функции и более надежную безопасность.
Развитие внутреннего потенциала и инновационной культуры, ориентированной на будущее
Конечной гарантией долгосрочного функционирования является человек. Компании должны сознательно воспитыватьВнутренняя профессиональная компетенция ERPИзбегайте чрезмерной зависимости от внешних консультантов. Создайте команду внутренних консультантов или « суперпользователей», чтобы они не только хорошо разбирались в операциях, но и понимали бизнес - логику и принципы конфигурации системы. Опираясь на базы знаний, конференции по обмену примерами и другие формы, обобщаются и распространяются передовые методы и решения, используемые системой. Это наращивание внутреннего потенциала является основой для того, чтобы система могла быстро реагировать на потребности бизнеса и осуществлять глубокое применение.
Далее следует поощрять однуКультура управления данными и инновационных процессовРуководство должно взять на себя ведущую роль в использовании точных данных в режиме реального времени, предоставляемых системой ERP, для принятия решений и демонстрации их ценности всем сотрудникам. Регулярно публикуются отчеты об операционном анализе на основе системных данных, проводятся конкурсы по анализу данных и инновациям в применении, чтобы сотрудники поняли, что система - это не только инструмент записи, но и правая рука для повышения эффективности работы и выявления деловых возможностей. Когда использование и оптимизация системы становится сознательным и культурным элементом организации, ERP действительно интегрируется в операционные гены компании, и ее долгосрочная и здоровая работа имеет самую глубокую почву.
Подводя итог, долгосрочная успешная работа системы ERP - это системный проект, который объединяет профессиональную эксплуатацию, управление данными, непрерывную оптимизацию и организационную культуру.Это требует, чтобы компании рассматривали ERP как « основной бизнес - компетенцию», которая требует постоянных инвестиций и тщательного развития, а не как « ИТ - проект», завершенный за один раз. Только создавая научную операционную систему для обеспечения ее стабильности, обеспечивая ее надежность посредством строгого управления данными и процессами, придавая ей жизненную силу посредством непрерывной оптимизации итерации и укрепляя ее основы посредством наращивания потенциала и культурного развития, предприятия могут обеспечить, чтобы этот цифровой « основной движок» был обновлен в течение многих лет или даже десятилетий и продолжал обеспечивать динамичный и стабильный импульс для превосходной работы и стратегического развития предприятия.
