Комплексная система управления архивами - - эффективное решение для управления архивной информацией

Проблемы цифровой трансформации управления архивами и реальные потребности

В эпоху информационного взрыва архивы являются основным носителем организационной памяти и важным доказательством бизнес - операций, а эффективность их управления напрямую влияет на операционную эффективность и возможности управления рисками организации. Тем не менее, многие органы, предприятия и учреждения по - прежнему глубоко погружены в грязь традиционного управления архивами: бумажные файлы накапливаются и занимают большое физическое пространство; Поиск зависит от ручной памяти и просмотра каталога, поиск файла занимает десятки минут или даже часов; Заимствованный поток полагается на бумажную регистрацию, местонахождение файлов неизвестно, явление просрочки часто; Файл идентифицирует отсутствие систематической основы для уничтожения, неполное хранение, неполный штифт; Электронные документы и бумажные файлы отделены друг от друга, а две формы одного и того же файла фрагментированы. Эти проблемы не только приводят к огромным потерям людских и материальных ресурсов, но и скрывают серьезный риск повреждения, потери и утечки файлов. Комплексная система управления файлами Shuntong была создана для решения этой серии проблем, она основана на теории управления файлами на протяжении всего жизненного цикла в качестве ядра, объединяет передовые технологии, такие как Интернет вещей, большие данные и облачные вычисления, и предоставляет различным организациям эффективные решения для управления информацией, охватывающие весь процесс сбора, сортировки, хранения, использования, идентификации и уничтожения файлов.

Единое управление всеми типами файлов: преодоление барьеров среды и создание ресурсного центра цифровых файлов

Основная ценность системы управления архивами заключается в обеспечении единого приема и централизованного контроля всех видов архивных ресурсов. Система полностью преодолела барьеры управления между различными типами носителей, такими как бумажные файлы, электронные файлы, физические файлы, аудио - и видеофайлы, и стандартизировала управление всеми архивными ресурсами на одной и той же цифровой платформе.

Для бумажных файлов системы устанавливают уникальный цифровой идентификатор для каждого тома и каждого файла с помощью технологии штрих - кода, QR - кода или RFID - метки. При сортировке файлов на полке администратор легко завершает ввод архивной информации с привязкой к физическому местоположению с помощью сканирующего устройства, формируя трехмерную карту виртуального хранилища с точностью до рядов, столбцов, слоев и битов. Для электронных документов системная поддержка бесшовной стыковки с системой OA, системой ERP, системой утверждения бизнеса для реализации онлайн - архивирования электронных документов в режиме реального времени. После того, как бизнес - система завершает процесс выдачи, документ автоматически включается в файловую систему в соответствии с установленными правилами и синхронизируется для получения метаданных без вмешательства человека. Для фотографий, аудиозаписей, видео и других аудиовизуальных файлов система обеспечивает онлайн - предварительный просмотр, функцию потокового воспроизведения, без загрузки для доступа. Для трофеев, флагов, образцов и других физических файлов, система также дает уникальный идентификатор, и ее местоположение хранения, условия хранения, внешний вид изображения и другую информацию цифрового управления.

Ценность такого комплексного управления не только проявляется на техническом уровне, но и более глубоко меняет роль архивного сектора. Архивы из пассивного приема и хранения носителя « кладовщика» превратились в активную интеграцию, разработку и использование информационных ресурсов « службы знаний». После того, как муниципальный архив применил систему синхронизации, архивные ресурсы будут разбросаны по более чем 30 отделам, охватывающим семь типов носителей, полностью интегрированы, создан единый цифровой архивный ресурсный центр, использование архивов коллекции утроилось, удовлетворенность архивными услугами подскочила с 62% до 91%.

Интеллектуальное хранение файлов: от ручной инспекции до активного раннего предупреждения

Хранение архивов является основой архивной работы и наиболее подверженной риску зоной, которую можно игнорировать. Благодаря глубокому внедрению интеллектуальных технологий система управления файлами Shuntong обновляет хранение файлов от традиционных ручных периодических проверок до всепогодной и всесторонней активной интеллектуальной защиты.

Система и датчики температуры и влажности, детекторы дыма, системы контроля доступа, видеонаблюдения и другие устройства Интернета вещей в режиме реального времени, чтобы создать цифровую двойную модель среды архивного хранилища. Когда температура на складе превышает стандарт, влажность слишком высока, свет слишком силен или возникает пожарная опасность, система немедленно отправляет руководителям иерархическое предупреждение по нескольким каналам, таким как текстовое сообщение, push app, окно с большим экраном и предоставляет рекомендации по удалению. Управление архивами для достижения полного процесса интеллектуального контроля: уполномоченный персонал открывает двери хранилища через распознавание лиц или идентификационную карту, система автоматически записывает вход и выход персонала, время и содержание работы; При выдаче файла администратор с портативным терминалом сканирует штрих - код файла, и система автоматически завершает регистрацию файла в нижней полке и связывается с заявкой на заимствование; Когда файл возвращается, система направляет администратора, чтобы вернуть файл на место и обеспечить точность верхней полки с помощью проверки местоположения.

"Тяжелая работа" в инвентаризации этого традиционного архива на складе была полностью изменена. В соответствии с традиционной моделью инвентаризация 100 000 томов файлов занимает несколько месяцев для нескольких сотрудников, в течение которых часто приходится корректировать полки и перемещать файлы. Система Shuntong поддерживает инвентаризацию массового сканирования и радиочастотную индукционную инвентаризацию RFID в двух режимах, ручное устройство персонала, идущее по каналу, система может автоматически идентифицировать файловую информацию на полке, в режиме реального времени генерировать отчет о прибылях и убытках. После того, как архив университета применил функцию инвентаризации RFID, ежегодная рабочая нагрузка по инвентаризации была сокращена с трех месяцев до двух дней, точность инвентаризации увеличилась с 85% до 99,9%, хроническая проблема « несоответствия учетных записей», которая долгое время преследовала архивный отдел, была принципиально решена.

Точное использование файлов: от посторонних до активных услуг

Ценность архива заключается в его использовании. Система управления файлами Shuntong путем создания многоуровневой, многоканальной и многоспектральной системы обслуживания использования файлов полностью изменила пассивную ситуацию традиционных архивных услуг « и других, чтобы прийти, найти копию, записать вручную ».

Система обеспечивает сопоставимые возможности поиска файлов в поисковых системах, поддерживая различные способы поиска, такие как полнотекстовый поиск, комбинированный поиск условий, нечеткое соответствие и реляционные рекомендации. Пользователям просто нужно ввести ключевые слова, и система может быстро найти целевой файл в массивном файле и показать его электронный оригинал, резюме файла, связанные файлы и другую информацию. Для секретных файлов и файлов внутреннего контроля система осуществляет строгий контроль иерархии разрешений, и пользователи на разных уровнях могут только извлекать и просматривать архивную информацию в пределах своих полномочий. Контроль прав доступа может быть детализирован до конкретных полей в полном объеме, категориях, файлах, документах и даже документах, как для обеспечения безопасности архивной информации, так и для максимального удовлетворения потребностей в использовании.

Процесс заимствования файлов реализует управление замкнутым циклом по всем направлениям. Сотрудники через системный портал онлайн подают заявку на заимствование, выбирают срок заимствования, цель использования, необходимую форму носителя; Онлайновое одобрение руководителями отделов; Архивной администратор производит выдачу файлов по результатам проверки; Система автоматически регистрирует дебетовую информацию и направляет напоминания заемщикам; Автоматическое напоминание о приближении срока реституции; Задержки с возвращением автоматически направляются начальникам администраторов и заемщиков. Весь процесс безбумажный, прослеживаемый, статистический. После того, как архивный центр группы компаний применил модуль управления заимствованием, цикл утверждения заимствования был сокращен в среднем с трех дней до двух часов, а коэффициент возврата просроченных файлов снизился с 35% до менее 5%.

Более глубокие архивные ценности высвобождаются благодаря функциям редактирования и разработки. Системная поддержка организации архивных ресурсов по темам, по времени, по отделам и другим измерениям, быстрое генерирование крупных событий, эволюция организации, история развития продукта, резюме инженерных проектов и другие результаты исследований. Архивная информация больше не является кучей бумаги, спящей на складе, а превращается в живой интеллектуальный актив, который поддерживает принятие решений руководством, помогает бизнесу и наследует организационную культуру.

Стандартизированная обработка файлов: от случайности до соответствия

Идентификация и уничтожение архивов являются важным элементом жизненного цикла архивов и слабым местом в управлении архивами во многих организациях. Система управления архивами Shuntong в соответствии с Государственным архивным управлением « Положения о сфере архивирования документов органов и сроках хранения документов и архивов», « Положения об управлении архивами предприятия» и другими нормативными стандартами, встроена в график хранения всех видов архивов и процесс идентификации и утилизации, чтобы обеспечить соответствие, научность и прослеживаемость работы по утилизации архивов.

Система поддерживает регулярное автоматическое сканирование состояния архивов, а также подсветку файлов, срок хранения которых истек и которые отвечают условиям уничтожения. После начала работы по оценке члены группы по оценке системной организации проверяют ценность файла в режиме онлайн по томам и по частям, записывают мнения и причины оценки. Архивы, утвержденные для уничтожения, систематически генерируют реестр уничтожения, в котором подробно описывается основная информация об уничтожении архивов, способ уничтожения, время уничтожения, персонал по надзору и сбыту и т. Д. И сохраняются изображения процесса уничтожения. Полный комплект идентификационных и уничтоженных файлов хранится в системе в течение длительного времени в качестве бизнес - записей и всегда доступен.

Что касается постоянно хранящихся архивов, требующих передачи в архив, то система поддерживает автоматическую упаковку в формате данных, предусмотренном в & lt; & lt; Подходах к передаче и получению электронных архивов & gt; & gt;, генерирует стандартные пакеты информации о передаче и завершает передачу с помощью автономного носителя или онлайнового способа передачи. Эта функция позволяет более чем на 70% повысить эффективность передачи архивов из низовых архивов в архивы, обеспечивая при этом целостность и нормативный характер передаваемых данных.

Новая парадигма управления архивами для будущего

Интегрированная система управления архивами представляет собой не только техническую модернизацию инструментов управления архивами, но и фундаментальное изменение концепции работы архивов. Он переводит архивную работу из традиционной модели закрытого, пассивного, ориентированного на хранение, в современную модель открытого, активного и ориентированного на использование; архивный персонал от скрытой организации, не спрашивая о мире на заднем плане, к поддержке принятия решений, развития услуг на переднем плане; Архивный отдел из центра затрат, отдела потребления, реконструирован в центр знаний, отдел создания ценности.

С развитием цифрового правительства и цифрового корпоративного строительства цифровая трансформация архивной работы уже не является вариантом, а обязательным вариантом. Благодаря созданию четырех основных компетенций по единому управлению всеми типами файлов, интеллектуальному хранению файлов, точному использованию файлов и стандартизированному обращению с файлами система Shuntong предоставляет различным организациям инфраструктуру управления файлами, адаптированную к цифровой эпохе. Когда весь жизненный цикл каждого файла от рождения до уничтожения упорядочен и прослеживается в системе, когда каждое использование файла может быть точно доступно в течение трех секунд, разрешение соответствия, когда организационная память и бизнес - мудрость, содержащиеся в файле, полностью активированы и преобразованы в отверстие для принятия решений, управление файлами завершает исторический скачок от « инструмента» к « возможностям», от « стоимости» к « стоимости». Это не только миссия системы управления архивами, но и правильное значение архивной работы в цифровую эпоху.