Интеллектуальная система управления бронированием заседаний - повышение эффективности использования ресурсов залов заседаний

Черные дыры невидимой эффективности управления конференц - залом

Во многих компаниях конференц - залы являются стратегически недооцененным дефицитным ресурсом. На первый взгляд, компания вложила значительные средства в оснащение видеооборудования высокой четкости, интеллектуальных досок, аудио - и видеосистем, но фактическая работа полна абсурдных парадоксов: с одной стороны, сотрудники обновляют офисное программное обеспечение десятки раз подряд, все еще не могут захватить конференц - зал, с другой стороны, большое количество запланированных конференц - залов пустует в прайм - тайм; С одной стороны, руководители жалуются на то, что встречи отнимают слишком много рабочего времени, а с другой стороны, сотрудники обсуждают конфиденциальные вопросы на рабочих местах, потому что они не могут найти подходящее место. За этим неправильным распределением ресурсов стоит системный сбой традиционной модели конференционного управления - бумажный реестр не может быть обновлен в режиме реального времени, бронирование почты может быть легко проигнорировано, информация о групповом бронировании хаотична, состояние оборудования и состояние площадки не управляются. Система управления бронированием интеллектуальных конференций Shuntong была создана для того, чтобы решить эту дилемму, она основана на цифровом управлении ресурсами конференц - зала на протяжении всего жизненного цикла в качестве ядра, интегрирует четыре основных функциональных модуля бронирования, регистрации, подключения оборудования и анализа данных, чтобы помочь предприятиям превратить конференц - зал из неловкого актива « спешно, но плохо использован» в « эффективный и полезный инструмент» производительности.

Визуальное бронирование: сделать панорамный вид на ресурсы конференц - зала прозрачным

Главная боль в управлении конференц - залом - невидимость. Сотрудники не знают, какие конференц - залы на данный момент свободны, какие забронированы, а оборудование исправно, и они могут только постучать в дверь, чтобы спросить или отправить групповую почту в стоге сена. Система управления бронированием интеллектуальных собраний Shuntong создает визуальную сеть ресурсов конференц - зала, охватывающую всю сцену, с помощью интерактивного интеллектуального экрана, развернутого у входа в офис, лифтового зала на каждом этаже и перед дверью конференц - зала, а также легких приложений, встроенных в мобильные рабочие платформы, такие как WeChat, гвозди и летающие книги.

Сотрудники открывают интерфейс бронирования, и система четко показывает состояние всех конференц - залов в режиме реального времени в виде плана этажа или списка - зеленые делегаты свободны, красные делегаты заняты, желтые делегаты собираются начать. Нажмите на значок любого конференц - зала, чтобы увидеть подробный файл этого места: количество мест размещения, конфигурация оборудования, тип макета, историческая оценка использования. Запланированная операция минимальна, выбирается требуемое время, заполняется тема конференции, добавляются участники, время, указанное в пункте автоматической проверки системы, вступает в запланированный конфликт со временем в этом конференц - зале, конфликт мгновенно указывает на соседнее время или другой необязательный конференц - зал на том же этаже. Процесс утверждения может быть настроен по требованию, обычное внутреннее совещание не требует утверждения немедленно вступает в силу, включая прием клиентов, участие руководителей, межведомственную координацию и другие специальные сценарии могут быть установлены назначенные утверждающие лица. После успешного бронирования система автоматически генерирует электронное уведомление о конференции, синхронизирует push в календарь участников и отправляет напоминания, содержащие время, место и повестку встречи. После того, как технологическая компания применила модуль визуального бронирования, средняя продолжительность бронирования одной встречи для сотрудников снизилась с 8 минут до 45 секунд, а время поиска и координации конференц - зала сократилось на 90%.

Интеллектуальная подпись для контроля участия: конец запланированной адаптации и незанятых ресурсов

Запланированная адаптация является наиболее распространенной и упрямой проблемой в управлении конференц - залом. Для того чтобы избежать временного отсутствия конференц - зала, сотрудники обычно заказывают несколько часов или занимают фиксированные часы в течение длительного времени, в то время как фактическая явка менее 50% приводит к тому, что другие команды с реальными потребностями недоступны. Шуньтун Интеллектуальная система управления бронированием конференций через интеллектуальную подпись к механизму контроля участия, логика распределения ресурсов конференц - зала от « бронирования как владения» до « использования как подтверждения».

Для каждого конференц - зала в системе установлены двухмерные коды дверных знаков или радиобуи & quot; Bluetooth & quot;. За 15 минут до начала запланированного времени заседания инициаторам совещания направляется напоминание о подписании; По прибытии участники автоматически подписываются, подметая код мобильного телефона или приближаясь к контрольному пункту доступа. Если в течение 15 минут после запланированного начала заседания никто не подписывается, система автоматически высвобождает ресурсы зала заседаний и направляет уведомление об открытии в очередь ожидания. Для учетных записей пользователей с высокочастотными беспричинными сообщениями система накапливает недостоверные записи и автоматически ограничивает права на бронирование конференц - залов в течение следующих 30 дней. После того, как подпись успешно открыла встречу, экран дверного знака конференции переключился в режиме реального времени на состояние « в ходе встречи», показывая тему встречи, время начала и остановки, информацию о модераторе, чтобы избежать неправильного входа и помех других. После того, как финансовое предприятие применило модуль интеллектуальной подписи, фактическое использование конференц - зала подскочило с 58% до 89%, что эквивалентно созданию почти 40% дополнительных конференционных ресурсов для бизнеса без каких - либо новых физических площадок.

Подключение оборудования к окружающей среде: использование технологий для обслуживания самой конференции

Ценность современных конференц - залов заключается не только в физическом пространстве, но и в аудио - и видеосистемах, дисплеях и оборудовании для удаленной работы. В традиционном режиме управление оборудованием и бронирование конференц - зала разрываются друг от друга - после того, как сотрудники прибудут в конференц - зал, им также нужно связаться с ИТ - отделом, чтобы открыть права на оборудование, отладить видеоконференцию, и встреча все еще ломает кабельный интерфейс в течение десяти минут. Интеллектуальная система управления бронированием заседаний включает управление оборудованием и регулирование окружающей среды в единую систему планирования.

Система глубоко интегрирована с аудио - и видеооборудованием конференц - зала, проектором, электронной доской, светом, кондиционером и другими терминалами IoT. После успешного бронирования конференции система автоматически генерирует токен авторизации устройства для этого заседания, за 5 минут до начала запланированного периода, автоматически разблокируется контроль доступа в конференц - зал, освещение автоматически включается до заданной яркости, кондиционер автоматически настраивается до комфортной температуры, терминал видеоконференции автоматически пробуждается и присоединяется к конференц - соединению. В конце встречи система обнаружила, что никто не останавливался в помещении, задерживая автоматическое выполнение энергосберегающих операций, таких как выключение оборудования, выключение света и сброс кондиционера через несколько минут. После того, как многонациональная компания применила модуль подключения оборудования, средняя продолжительность подготовки к собранию сотрудников сократилась с 12 минут до отсутствия ожидания, а количество консультаций по ремонту и эксплуатации конференционного оборудования, полученных ИТ - отделом, сократилось на 76%.

Кабина управления данными: от управления опытом до научных операций

Глубокая дилемма управления ресурсами залов заседаний заключается в отсутствии количественной основы для руководителей. Сколько конференц - залов должно быть разумно для предприятия? Как распределяется доля малых и средних предприятий? Достаточно ли видеоконференционных залов? Традиционное принятие решений зависит от личных наблюдений и фрагментарной обратной связи со стороны административных руководителей, что затрудняет разработку программ систематической оптимизации. Система управления бронированием Smart Conference включает в себя аналитический движок бизнес - аналитики, который преобразует ежедневные данные о планировании и использовании совещаний в точные входные данные для принятия управленческих решений.

Система автоматически генерирует панорамную кабину управления конференц - залом, показывая основные показатели: коэффициент использования залов заседаний, запланированное распределение заранее, анализ температуры во времени, рейтинг отказоустойчивости, частота вызова оборудования, доля межведомственных встреч. Менеджеры могут просверливать подробные данные по всем уровням в любой конференц - зал, в любой период времени. На основе модели исторических тенденций система также может прогнозировать будущие потребности в ресурсах для залов заседаний, рассчитывая общее количество необходимых залов заседаний и соотношение различных типов помещений на следующий год на основе плана роста численности персонала предприятия и исторических данных о продолжительности встреч на душу населения, что дает количественную основу для планирования и проектирования новых служебных помещений. Анализ данных, проведенный интернет - компанией, показал, что ее небольшой конференц - зал на четыре человека используется на 98%, в то время как большой конференц - зал на 20 и более человек используется менее двух раз в день. В соответствии с этим скорректирован план ремонта, некоторые большие конференц - залы разделены в небольшие гибкие пространства, общий коэффициент использования ресурсов конференц - зала увеличился на 34%, а время ожидания в конференц - зале персонала сократилось на 57%.

Переход от эффективности к культуре

Глубокая ценность системы управления интеллектуальным бронированием заседаний - это нечто большее, чем модернизация бронирования залов заседаний с ручной работы на онлайновую. Он значительно расширяет возможности предприятий по проведению совещаний без увеличения стоимости помещений, высвобождая физические ресурсы, которые заняты неэффективным управлением; Создание культуры равноправного использования ресурсов путем устранения заранее спланированных попутчиков; Автоматизированная связь между оборудованием и окружающей средой освобождает сотрудников от технического беспокойства перед вводом в эксплуатацию и фокусирует их на самом содержании конференции; Благодаря непрерывному накоплению данных распределение ресурсов конференц - залов эволюционировало от личных суждений администратора к научно обоснованным решениям.

Когда конференц - залы больше не нужно было грабить на несколько дней вперед, когда инициаторы конференции больше не беспокоились о том, что бронирование было отменено без причины, и когда участники больше не тратили коллективное время на отладку оборудования, само собрание завершило когнитивную миграцию от « бремени затрат» к « созданию стоимости». В этом смысле Smart Conference Management System оптимизирует не только использование ресурсов конференц - залов, но и представление о времени, культуре сотрудничества и качестве принятия решений внутри организации - возможно, это, казалось бы, самая дальновидная система, ориентированная на эффективность транзакций, которая приносит компании самые далеко идущие стратегические подарки.