Подробное описание системы OA: определение, основные функции и стадия разработки
В сегодняшнем бизнесе почти никто не имеет доступа к OA. От возмещения отпусков до получения и отправки официальных документов, от организации встреч до обмена знаниями, эта система, известная как « автоматизация делопроизводства», уже давно проникла в каждый капилляр, в котором работает организация. Но, как ни странно, чем более повседневными инструментами, тем легче их игнорировать. Многие менеджеры приравнивают OA к « программному обеспечению для утверждения», и многие сотрудники считают, что это всего лишь « специальный вход для отпусков», и это когнитивное сужение просто маскирует изменения в управленческом мышлении, которые несут в себе более тридцатилетняя эволюционная история системы OA. Сегодняшняя OA уже давно не является OA того года, и бизнес понимает ее, но часто остается в прошлом.
Концепция автоматизации делопроизводства зародилась в конце 1970 - х годов, когда СоединенныеШтаты первыми внедрили компьютерные технологии в сферу обработки транзакций. В то время OA был настоящим инструментом « секретарского уровня», автономным устройством, электронным документом, таблицей данных, достаточно, чтобы сделать традиционный бумажный офис неуклюжим. Распространение технологии локальной вычислительной сети в 1980 - х годах сделало возможным обмен файлами и передачу данных, в результате чего OA перешел от личных инструментов к секторальным системам. Но независимо от того, как развивается технология, OA на этом этапе, по сути, делает одно и то же: перемещает вещи на бумаге на экран. Он эффективен, стандартизирован, прослеживается, за исключением отсутствия мышления о самом управлении.
Реальные качественные изменения произошли после вступления Китая в ВТО. По мере того, как компании расширяются, филиалы расширяются, а межсекторальное сотрудничество становится нормой, традиционные документарные OA начинают раскрывать фатальные ограничения. Она по - прежнему может обрабатывать заявки на отпуск и требования, не понимая при этом связи между проектами и проектами; Он по - прежнему может архивировать контракты и официальные документы, но не может позволить сбытовому отделу делиться с производственным отделом одним и тем же набором информации о клиентах. Компании обнаружили, что автоматизированная система, которую они построили за свои деньги, - это не что иное, как параллельный цифровой конвейер, между линиями и линиями все еще возвышаются стены. Таким образом, слово « синергия» вошло в генетическую последовательность OA.
Чтобы понять современную систему OA, сначала необходимо демонтировать эту глубоко укоренившуюся когнитивную стену: OA - это не « автоматизация делопроизводства», а « цифровое зеркало» организации. Его суть заключается не в том, чтобы позволить существующим процессам бежать быстрее, а в том, чтобы проецировать людей, имущество, вещи, информацию и процессы предприятия в одно и то же цифровое пространство, позволяя отделенным отделам, должностям и бизнес - узлам разговаривать в рамках одного и того же набора семантических рамок. В этом смысле система OA уже давно не является эксклюзивным инструментом исполнительной власти, а цифровым центром, который проходит через весь спектр деятельности предприятия. Все, от высокопоставленных политиков до ведущих исполнителей, видят в этой системе один и тот же набор фактов, следуют одному и тому же набору правил и движутся к одному и тому же набору целей.
История развития системы OA - это микрокосм усовершенствования управления предприятиями в Китае. С конца 80 - х до конца 90 - х годов это был зародыш первого поколения OA и период популяризации концепции « безбумажного офиса». Автономные офисные программы, такие как Lotus Notes, WPS и MS Office, позволили предприятиям впервые ощутить удобство электронных документов, эффективность поиска файлов увеличилась в десятки раз, а бумажные файлы начали исчезать из офисов. Но OA на этом этапе не имеет процессов и синергии, и он больше похож на цифровой файловый шкаф, который решает проблемы хранения и поиска, но не затрагивает ядро управления.
Вступая в XXI век, второе поколение OA, в основе которого лежат двигатели рабочего процесса, положило начало золотому десятилетию автоматизации процессов. Утверждение отпуска больше не нужно держать список, полный подписи здания, заявки на закупку больше не нужно спрашивать « куда идет списк», система в соответствии с заданным узлом автоматического потока, автоматического напоминания, автоматического архивирования. Это первый раз, когда OA действительно вмешивается в корпоративное управление, и это также первый раз, когда « стандартизированный» « стандартизированный » словарь управления имеет носитель посадки. Но проблема также последовала: процесс был закреплен в коде, и как только бизнес предприятия был скорректирован, стоимость изменения процесса была чрезвычайно высокой; Отделы разделены, поток утверждения финансов и поток посещаемости персонала не связаны друг с другом, информационный остров просто был заменен бумажным отсеком на электронный.
Примерно в 2010 году волна мобильного интернета захлестнула, и третье поколение OA открыло взрывной рост. Смартфон освобождает офис от решетки, утверждение больше не должно выполняться перед компьютером, полевой персонал может инициировать заявку на месте клиента, руководство может завершить удаленное утверждение в аэропорту. Что еще более важно, OA в этот период начал преодолевать системные барьеры, глубоко интегрироваться с бизнес - системами, такими как CRM, ERP и HRM, заказы на продажу могут инициировать финансовое возмещение и планирование запасов, а прогресс проекта может быть связан с производительностью персонала и распределением ресурсов. Интеграция - это уже не концепция, а реальность, к которой можно прикоснуться. В то же время зрелость облачных вычислений позволяет малым и средним предприятиям получить доступ к цифровым возможностям, которые раньше были доступны только крупным группам, при очень низких затратах, а распространение OA растет экспоненциально.
Сегодня мы находимся в процессе трансформации четвертого поколения OA. Инъекции искусственного интеллекта и больших данных превращают OA из инструмента « пассивного реагирования» в интеллектуальное тело « активного сервиса». Интеллектуальный процессорный движок может автоматически распознавать повторные утверждения и обрабатывать обычные заявки в больших количествах; Технология семантического анализа позволяет поиску файлов больше не полагаться на соответствие ключевых слов, а понимать истинные намерения пользователя; Визуальная панель данных толкает эффективность процесса, частоту взаимодействия и использование ресурсов менеджерам в виде графиков в реальном времени. Температура организации, которая когда - то интуитивно воспринималась, теперь имеет точную цифровую шкалу. Это уже не эволюция инструментов, а скачок в способностях: ОА впервые получила роль « штабного офицера».
В функциональном измерении современная система OA давно превзошла первоначальную комбинацию « потока утверждения + доски объявлений», создав функциональную сеть, охватывающую всю сцену работы предприятия. Модуль совместной работы - это основа для корпоративной коммуникации и сотрудничества, которая включает в себя возможности мгновенного обмена сообщениями, обмена графиком, управления конференциями, распределения задач и т. Д., Чтобы межсекторальное сотрудничество больше не зависело от фрагментированной информации сообщества WeChat, каждое общение, каждая резолюция, каждая задача структурированы и оседают как часть организационной памяти. Модуль утверждения процесса является каркасом стандартизированного управления, но он больше не является инструментом пассивного принятия процесса, предприятие может перетаскивать узел в любое время в соответствии с изменениями в бизнесе, корректировать путь, сам процесс становится итеративным управленческим активом. Модуль управления информацией - это контейнер корпоративных знаний и опыта, от правил и положений до учебных материалов, от комплекса проектов до технической документации, все неявные знания здесь доминируют, структурированы, могут быть извлечены, новым сотрудникам больше не нужно полагаться на « спросить предшественников», чтобы начать работу, опыт старого мастера не будет потерян с уходом.
Модуль управления ресурсами включает активы, посещаемость, логистические услуги предприятия в единое планирование, складирование, получение, амортизацию, списание оборудования можно проследить на протяжении всего процесса, бронирование, использование, возвращение, обслуживание кольца общественного транспорта записано. Модуль центра обработки данных - это экспорт ценности системы OA, который объединяет в многомерные аналитические модели траектории работы, данные о процессах и записи о взаимодействии, разбросанные по каждому модулю, и позволяет руководителям интуитивно видеть, какие узлы часто работают в режиме carton, какие отделы работают наиболее интенсивно, какие потоки занимают больше всего времени, и принимать оптимизированные решения на основе данных, а не опыта.
Корпоративная ценность системы OA часто сводится к четырем словам « снижение рентабельности и эффективности», но если вы видите только этот слой, вы упускаете его более глубокое значение. Снижение эффективности является реальным: автоматизация процессов сокращает время утверждения в среднем более чем на 30%, замена бумажных документов электронными документами значительно снижает стоимость офисных расходных материалов, а мобильный офис почти удваивает скорость реагирования на межсекторальную совместную работу. Но более фундаментальным, чем эффективность, является способность управлять рисками, создаваемая нормативным управлением. Контроль иерархии разрешений позволяет данным быть доступными только авторизованным лицам, следы утверждения сохраняются, чтобы каждое решение можно было проследить и проверить, институционализация процесса позволяет « действовать в соответствии с правилами» от лозунга до пути по умолчанию системы. Когда бизнес расширяется, приток персонала не может быть замечен только менеджерами, и только система может стать жестким ограничением для системы посадки.
Если заглянуть глубже, то реальная стратегическая ценность системы OA заключается в том, что она закладывает базовую инфраструктуру для цифровой трансформации бизнеса. Он не решает профессиональных проблем в какой - то вертикальной области - для этого есть ERP, CRM, SCM, - но он объединяет все профессиональные системы, позволяя данным свободно перемещаться внутри предприятия, не пересекая границы. Это отправная точка для управления данными, испытательный полигон для стандартизации процессов и тренировочный лагерь для цифровой грамотности сотрудников. Без этой базы любой амбициозный план цифровой трансформации будет в воздухе.
Оглядываясь назад на более чем тридцатилетнюю эволюционную траекторию системы OA, четкий контекст проходит через все: от инструментов до платформ, от отверждения до гибкости, от записи до понимания, от помощи до привода. Это уже не периферийная система, которая прячется в углу исполнительной власти и существует только для обработки и отправки сообщений, а становится центральным нервом цифровой экологии бизнеса. Будущие OA будут более глубоко интегрированы в искусственный интеллект, от « вспомогательных решений» до « активного прогнозирования»; Будут более тщательно преодолены организационные границы, и клиенты, поставщики и партнеры будут объединены в одну и ту же сеть взаимодействия; Будет более сознательно взять на себя миссию управления знаниями, так что организационная мудрость может осаждаться, передаваться, может быть повторно использована.
Компании, которые все еще рассматривают OA как « программное обеспечение для отпусков», упускают эру. Компании, которые рассматривают OA в качестве основного компонента цифровой стратегии, взяли на себя инициативу в этой долгой и глубокой организационной эволюции.
