OA Systems: безбумажные решения для повышения офисной эффективности и снижения корпоративных затрат
Термин « безбумажный» циркулирует в области корпоративной информатизации уже тридцать лет. В течение трех десятилетий бесчисленные компании перемещали груды бумажных документов в систему, меняли рукописные подписи на электронное одобрение и сканировали файлы в шкафу для документов в PDF. Однако, когда бумага исчезает с рабочего стола, проблемы эффективности и стоимости не обязательно решаются вместе с ней. Утверждение по - прежнему должно ждать три - пять дней, возмещение по - прежнему должно спрашивать « на каком уровне», межсекторальное сотрудничество по - прежнему неоднократно подтверждалось в группе WeChat. Многие компании попадают в иллюзию, что не видеть бумагу - значит быть безбумажным; Думал, что в системе - это цифровизация.
Подлинная безбумажность никогда не была электронной альтернативой бумажным документам, а скорее системной реконструкцией традиционной офисной модели с системой OA в качестве носителя. Она уничтожает не саму бумагу, а задержку, размывание, фрагментацию и необратимость, которые она представляет. Это основной проект, который предприятие не может обойти от экстенсивного управления до бережливой эксплуатации.
Традиционные бумажные офисы стоят гораздо больше, чем пакеты печатной бумаги.Явные затраты легко поддаются количественной оценке: несколько центов за лист бумаги, несколько тысяч долларов за принтер и несколько сотен долларов за файловый шкаф. Но скрытые издержки - это настоящая черная дыра прибыли. Один контракт на закупку направляется на подписание между тремя департаментами и занимает в среднем от трех до пяти дней, а в случае чрезвычайной ситуации - - на побегушках; Одно требование неоднократно возвращалось финансовым и оперативным подразделениям для исправления положения, и одна треть времени тратилась на выверку финансовых ведомостей; Файл клиента разбросан по записной книжке продавца и в чате WeChat, а уход сотрудника означает потерю клиента. Эти расходы никогда не отражаются в финансовых отчетах в одиночку, но, как воздух, проникают в каждый бизнес - процесс. Главная ценность системы OA заключается в том, чтобы воплотить эти скрытые потери и систематически удалять их.
Утверждение процесса является самым прямым и зрелым рычагом эффективности системы OA. Традиционная бумажная экспертиза и утверждение - это последовательный режим: заявитель заполняет форму, ищет кого - то подписывать шаг за шагом, любое кольцо не находится на рабочем месте, процесс мгновенно застревает. Система OA преобразует последовательность в параллельность, а физическое ожидание - в цифровой push. Форма утверждения от стартового конца до мобильного телефона утверждающего лица, в разных местах, командировках, отпусках больше не является причиной задержки. Что еще более важно, современный движок OA - процесса встроен в интеллектуальную маршрутизационную способность, обычные задачи автоматически пропускаются, срочные задачи автоматически спешат, узлы тайм - аута автоматически напоминают. После того, как производственное предприятие запустило модуль утверждения процесса OA, средняя продолжительность потока внутренних заявок на закупку была сокращена с 48 часов до 3 часов, а эффективность увеличилась в 16 раз без каких - либо дополнительных затрат рабочей силы.
Мобильные офисные возможности созрели для того, чтобы безбумажность простиралась от офиса до любого места, где есть сеть. Полевые продажи больше не должны копить стопку требований, представленных в конце месяца, но мгновенно фотографировать и загружать на месте клиента, мгновенно запускать заявку; Руководителю проекта на объекте не нужно ехать на несколько десятков километров назад в компанию, чтобы подписать бланк на получение, на месте можно завершить утверждение и соединить склад; Руководителям предприятий не нужно просматривать бумажные документы в конференц - залах, залах ожидания с задержками рейсов, высокоскоростных железнодорожных маршрутах, система в режиме реального времени переносит задачи на мобильный терминал. Физические границы офисов полностью стираются, а пространственно - временные интервалы между принятием решений и их исполнением сокращаются до нуля.
Управление документацией и накопление знаний являются еще одним важным аспектом повышения эффективности системы OA и областью, в которой снижение затрат является наиболее эффективным.В традиционной офисной модели корпоративные интеллектуальные активы находятся в очень фрагментированном состоянии. Шаблоны программ разбросаны по жестким дискам старых сотрудников, компакт - диски проектов пылятся в папках уходящих сотрудников, а старые версии системных документов все еще распространяются после обновления. Система OA концентрирует, классифицирует и индексирует фрагментированные информационные активы, создавая центры документации корпоративного уровня и сообщества знаний. Новые сотрудники больше не должны консультироваться со своими предшественниками по процедурным нормам в каждом конкретном случае, а вместо этого извлекать руководство по работе и учебные материалы непосредственно в системе; Вместо того, чтобы дублировать шаблоны программ, проектная команда получает исторические примеры из базы знаний для оптимизации повторного использования. Знания превращаются из личных активов в организационные активы, из расходных материалов в средства производства, которые могут быть использованы повторно. Это повышение эффективности не линейно, а комплексно.
Снижение корпоративных затрат системой OA не зависит от сокращения расходов, сокращения персонала, а от структурной оптимизации, достигаемой путем устранения отходов, ускорения оборота и контроля рисков.Ускорение процесса утверждения непосредственно сокращает цикл оперативного реагирования, повышает ликвидность и сокращает отставание в инвентаризации; Электронные документы заменяют бумажную печать, затраты на расходные материалы сокращаются синхронно с архивным хранилищем; Стандартизация процессов блокирует лазейки в управлении возмещением нарушений и потерей активов, а затраты на соблюдение требований значительно снижаются. Более скрытым является оптимизация затрат на принятие решений. В традиционной модели руководители принимают решения, полагаясь на иерархические отчеты, которые сообщаются в агрегированных отчетах, информация запаздывает и искажается. Модуль анализа данных системы OA объединяет данные о процессах, данные о взаимодействии и данные об использовании ресурсов в режиме реального времени в визуальную панель просмотра, где уровень запасов, ход осуществления проекта и исполнение расходов видны с первого взгляда. Решения больше не зависят от удара головой, а основаны на фактах и данных, а стоимость проб и ошибок контролируется на минимальном уровне.
Реальный порог безбумажных решений, никогда не в технологии, а в организации.Многие предприятия внедрили системы OA в течение многих лет, бумага была уменьшена, но эффективность не была синхронизирована. Причина в том, что они только завершили электронную форму, но не завершили реконструкцию процессов и изменение привычек. Бумажное требование становится электронным утверждением, если все еще нужно запустить три или пять узлов, заполнить семь или восемь повторяющихся сообщений, повышение эффективности не может быть сказано. Эффективность системы OA зависит от готовности предприятия тщательно изучить и упростить существующие процессы, прежде чем система будет запущена: какие узлы являются избыточными? Какая информация вводится один раз, глобальное повторное использование? Какие полномочия можно делегировать умеренно? Компании, которые преуспели в том, чтобы сделать OA ценным, с самого начала приняли предпосылку, что вместо того, чтобы закреплять статус - кво с помощью системы, лучше заставить эволюцию с помощью системы.
В то же время безбумажная среда доверия требует тщательного воспитания. Юридическая сила электронной экспертизы и утверждения, нормативное использование электронных печатей, контроль за разрешениями, связанными с секретными документами, эти звенья не могут полагаться на сознательность сотрудников, должны быть сформированы через конфигурацию системы, чтобы сформировать жесткие ограничения. Классификация разрешений, остаточные операции, аудит журналов, не для того, чтобы следить за сотрудниками, а для того, чтобы каждый бизнес отслеживался, и каждый файл принадлежит. Когда система встраивается в систему в виде кода, спецификация больше не является дисциплиной, которая должна быть сознательно соблюдена, а скорее путем по умолчанию, который невозможно обойти.
С более длительным циклом безбумажная среда, построенная системой OA, становится инфраструктурой для цифровой трансформации бизнеса.Он не решает профессиональных проблем в какой - то вертикали - финансы имеют финансовое программное обеспечение, производство имеет производственные системы, продажа имеет инструменты продаж - но он соединяет все профессиональные системы, чтобы данные могли свободно перемещаться внутри предприятия. Это отправная точка для управления данными, испытательный полигон для стандартизации процессов и тренировочный лагерь для цифровой грамотности сотрудников. Предприятию, которое не может даже утвердить внутреннюю проверку и управление документацией в режиме онлайн, трудно поддерживать более сложные цифровые сценарии интеллектуального производства, полномасштабного маркетинга и координации цепочки поставок.
Безбумажность - это не кусок белой бумаги, а все более плотная цифровая сеть. Он охватывает уже не только документы, полученные и отправленные администрацией, но и поток информации по всей цепочке создания стоимости НИОКР, закупок, производства, продаж и услуг. Когда все заявки на отпуск, возмещение расходов, закупки, контракты, файлы клиентов, ход проекта оседают в одной и той же цифровой плоскости, компания впервые имеет полное, реальное представление данных в режиме реального времени и впервые имеет базовые условия для перехода от управления опытом к управлению данными.
Менеджеры, которые все еще утешают себя « годами без больших проблем», могут не понимать, что невидимые затраты изо дня в день разрушают прибыль, а скрытые потери эффективности разрываются конкурентами с экспоненциальной скоростью. Система OA никогда не была украшением, которое делает бизнес более современным, а самым базовым и незаменимым оборудованием в этой затяжной войне.
