Пусть ERP больше не будет « античеловеческим»: так дизайн, эффективность и удовлетворенность персонала двойное повышение
Система ERP, как основной инструмент цифровой трансформации предприятия, должна была быть « правым помощником» для повышения эффективности управления и облегчения бремени для сотрудников, но в процессе фактической посадки ERP многих предприятий превратился в « наиболее пострадавший район» для сотрудников - громоздкая работа, избыточные процессы, хаос интерфейса, повторный ввод данных, отсутствие связи между функциями и фактическими потребностями и даже неловкая ситуация « использования ERP для ERP». Этот « античеловеческий » ERP - дизайн не только не повышает эффективность работы, но и увеличивает рабочую нагрузку сотрудников, что приводит к серьезному сопротивлению сотрудников, частым ошибкам в работе и низкой точности данных, что не только тормозит темпы цифровой трансформации предприятий, но и снижает удовлетворенность работой и чувство принадлежности сотрудников, в конечном итоге значительно снижает ценность ERP - системы. На самом деле, "антигуманизм" ERP - это не проблема самой системы, а пренебрежение основными потребностями "человека" в процессе проектирования, в отрыве от реальных бизнес - сценариев предприятия. Только основываясь на привычках работы персонала, в соответствии с фактическими бизнес - процессами, оптимизируя дизайн ERP, чтобы ERP действительно соответствовал персоналу, обслуживающему персонал, для достижения двойного повышения эффективности и удовлетворенности персонала, так что цифровые инструменты действительно играют свою роль.
Чтобы оптимизировать дизайн ERP, мы должны сначала определить его « античеловеческую » основную болевую точку, чтобы прояснить корень проблемы. В сочетании с использованием болевых точек ERP многими предприятиями, « античеловеческие» проявления в основном сосредоточены на четырех аспектах и взаимосвязаны, образуя порочный круг. Во - первых, операции громоздкие и избыточные, повторный труд слишком много. Многие ERP - системы в стремлении к « полному функционалу», установили большое количество ненужных шагов работы, таких как ввод заказа на покупку, необходимо перепрыгнуть несколько страниц, заполнить десятки несвязанных сообщений, даже одни и те же данные должны быть повторно введены в разных модулях, работа, которая может быть выполнена в течение нескольких минут, внезапно растянута более чем на полчаса, не только тратит время сотрудников, но и убивает терпение сотрудников. Во - вторых, интерфейс дизайн хаотичный, стоимость обучения слишком высока. Некоторые ERP интерфейсы разбросаны, функциональные кнопки сложены, значки размыты, навигационная логика хаотична, новые сотрудники занимают недели или даже месяцы, чтобы хорошо работать, старые сотрудники часто задерживают работу, потому что они не могут найти соответствующие функции; Более того, интерфейс не адаптирован к мобильному терминалу, сотрудники не могут работать вовремя, когда они выходят на работу, могут вернуться только перед компьютером, чтобы восстановить данные, серьезно влияя на согласованность работы.
В - третьих, функция и фактический бизнес не связаны, « универсальный» дизайн игнорирует потребности дифференциальной отчужденности. Многие ERP - системы являются универсальными и не адаптированы в сочетании с отраслевыми характеристиками и фактическими бизнес - процессами предприятия. Например, ERP - системы в обрабатывающей промышленности копируют модули в сфере услуг, ERP в обувной промышленности не имеют целевых функций SKU и управления материалами, что приводит к тому, что сотрудники часто адаптируются во время работы и даже требуют оффлайн - записи данных, прежде чем вводить систему вручную, ERP становится « дополнительной нагрузкой»; В то же время система не поддерживает персонализированную конфигурацию, сотрудники на разных должностях должны сталкиваться с одним и тем же операционным интерфейсом и функциональными модулями, несвязанные функции слишком много, полезные функции слишком глубоко скрыты, что еще больше снижает эффективность работы. В - четвертых, отсутствует механизм обратной связи, проблема не может быть решена вовремя. Сотрудники в процессе использования сталкиваются с эксплуатационными проблемами, системными лазейками, нет удобного канала обратной связи, может быть сообщено только на разных уровнях, громоздкий процесс и длительный цикл решения; Некоторые системные обновления итерация не является своевременной, известные « античеловеческие» проблемы не могут быть исправлены в течение длительного времени, сотрудники могут быть вынуждены адаптироваться к необоснованному дизайну, растущее сопротивление и даже намеренное уклонение от использования ERP, что приводит к искажению системных данных, не может обеспечить поддержку корпоративных решений.
Кроме того, ERP « античеловеческий » дизайн также принесет ряд скрытых опасностей: сотрудники из - за сопротивления приводят к увеличению операционных ошибок, точность данных снижается, влияя на научность решений корпоративного управления; Сотрудники тратят много времени на утомительную работу, основная работа не может быть эффективно продвинута, общая эффективность работы снижается; Столкнувшись с иррациональным системным дизайном в течение длительного времени, удовлетворенность работой сотрудников снижается, чувство принадлежности ослабляется и даже приводит к потере основного персонала, косвенно увеличивая затраты на рабочую силу предприятия; Ценность ERP - системы не может быть реализована, инвестиции в цифровую трансформацию предприятий сводятся к « неэффективным инвестициям», упускают возможности для цифрового развития. Из этого можно видеть, что оптимизация ERP - дизайна, взлом « античеловеческих » болевых точек является не только ключом к повышению эффективности и удовлетворенности персонала, но и основной предпосылкой для того, чтобы ERP играл свою ценность и продвигал цифровую трансформацию предприятий.
Пусть ERP больше не « анти - человеко», ядро состоит в том, чтобы придерживаться « персонала как центра, ориентированного на бизнес», основываясь на удобстве работы, дружественном интерфейсе, функциональной совместимости, своевременности обратной связи, провести всестороннюю оптимизацию дизайна, чтобы ERP действительно соответствовал рабочим привычкам персонала, адаптировался к бизнес - практике предприятия, чтобы достичь двойной цели « хорошего использования сотрудников и хорошего использования предприятия». В сочетании с практикой оптимизации ERP для предприятий разных отраслей и размеров, вы можете начать с пяти основных направлений, не требуя значительных инвестиций, но и быстро улучшая опыт работы сотрудников и эффективность работы.
Оптимизация направления 1: Упрощение операционного процесса, уменьшение дублирования труда, чтобы сотрудники "меньше делать, больше делать". утомительные и избыточные операции являются основной болевой точкой ERP « анти - человека» и основным направлением оптимизации. Оптимизируя дизайн, мы должны придерживаться принципа « упорядочения, эффективности», удалять ненужные шаги работы, объединять повторяющиеся модули и реализовывать « единую операцию». Например, при вводе заказа на закупку автоматически связывается информация поставщика, материальная информация, не требуется, чтобы сотрудники заполняли вручную; После ввода одних и тех же данных автоматически синхронизируется с соответствующими модулями, избегая повторного ввода, например, после ввода данных о складировании материалов, автоматически синхронизируется с модулем инвентаризации, финансовым модулем, не требуется, чтобы сотрудники вводили в несколько модулей отдельно; Установите часто используемые комбинации действий, функции шаблонов, такие как обычно используемые шаблоны заказов, шаблоны отчетов, сотрудники могут напрямую вызывать, изменять, значительно экономить время работы. После того, как производственное предприятие оптимизировало процесс работы ERP, время, затрачиваемое сотрудниками на ввод заказа, сократилось с 30 минут до 5 минут, повторный труд сократился более чем на 70%, энтузиазм персонала значительно улучшился.
В то же время, чтобы продвигать принцип "минимально необходимого ввода", сохранить только основные обязательные заполнения, ненужная информация может быть установлена как "необязательный ввод", чтобы избежать сотрудников, страдающих от несвязанной информации. Например, при вводе информации о складировании готовой продукции основные обязательные элементы являются кодом продукта, количеством, партией, а остальная часть, такая как контактные данные персонала склада, примечания и другая ненужная информация, может быть выбрана в соответствии с фактическими потребностями для ввода, как для уменьшения шагов работы, так и для уменьшения ошибки ввода. Кроме того, может быть введена технология AI для достижения автоматической идентификации данных, автоматического ввода, например, путем сканирования, чтобы идентифицировать код материала, номер заказа, автоматически заполнить соответствующую информацию; Через OCR идентифицирует счета - фактуры, документы, автоматически вводит финансовые данные, еще больше сокращает ручное управление сотрудниками, позволяет сотрудникам уделять больше времени основной работе, чтобы повысить эффективность работы.
Оптимизация направления 2: Оптимизация дизайна интерфейса, снижение затрат на обучение, так что сотрудники « с первого взгляда будут, использование будет знакомым». Дружественность дизайна интерфейса напрямую влияет на опыт использования и затраты на обучение сотрудников, а ядром оптимизированного дизайна интерфейса является « простота, ясность, простота понимания», которая соответствует рабочим привычкам сотрудников. Во - первых, расчесывать макет интерфейса, удалять несвязанные функциональные кнопки, размещать общие функции на видном месте, такие как « заказ на ввод» « запрос инвентаря » « Экспорт данных» и другие общие функции, помещенные в навигационную панель главной страницы, сотрудникам не нужно прыгать на несколько страниц, чтобы найти; Оптимизируйте навигационную логику, используя дизайн « иерархической ясности, прослеживаемости», сотрудники могут быстро вернуться на страницу предыдущего уровня после нажатия на ошибку, чтобы избежать потери. Во - вторых, унифицированный стиль интерфейса, стандартизированный смысл значка, размер шрифта, цветовое сочетание, чтобы избежать слишком больших различий в стилях интерфейса разных модулей, уменьшить визуальную усталость сотрудников; Дизайн значков должен быть кратким и понятным, соответствовать функциональному значению, например, использовать значок « корзины» для представления заказа на покупку, с значком « склад» для представления управления запасами, так что сотрудники с первого взгляда могут понять смысл значка, без дополнительной памяти.
В - третьих, адаптация к использованию с несколькими терминалами, поддержка работы синхронизации на стороне компьютера, мобильного конца, плоского конца, оптимизация макета интерфейса мобильного конца, упрощение шагов работы, так что сотрудники выходят из офиса, работы цеха, могут быстро завершить ввод данных, запрос заказа, утверждение и другие операции через мобильный телефон, нарушить временные и пространственные ограничения, улучшить согласованность работы. Например, сотрудники цеха могут сообщать о работе через мобильный конец сканирования кода, в режиме реального времени вводить ход производства, не нужно возвращаться к работе перед компьютером; Продавцы могут выйти на стыковку клиентов, через мобильный телефон, чтобы быстро проверить запасы, отправить заказ, повысить эффективность реагирования клиентов. После того, как сеть розничных предприятий оптимизировала ERP - интерфейс и адаптировала мобильный конец, время квалифицированной работы новых сотрудников сократилось с 3 недель до 3 дней, эффективность работы старых сотрудников увеличилась на 40%, а количество сотрудников, которые болтают, значительно сократилось.
Оптимизация направления 3: Соответствие бизнес - реальности, реализация персонализированной адаптации, отказ от « одного ножа» дизайна. Основной ценностью ERP является сервисный бизнес, поддержка работы сотрудников, оторванных от фактического « универсального » дизайна бизнеса, неизбежно станет « античеловеческим » инструментом. Поэтому при оптимизации ERP - дизайна, в сочетании с отраслевыми характеристиками, размером предприятия, бизнес - процессами и требованиями к работе, персонализированная адаптация, чтобы система действительно соответствовала рабочей сцене сотрудников. Прежде всего, в сочетании с основными модулями оптимизации отраслевых характеристик, такими как производственный фокус оптимизации производственного плана, модуль управления материалами, обувные предприятия фокусируются на оптимизации управления SKU, модуль отслеживания партий, сервисная индустрия фокусируется на оптимизации управления заказами, модуль управления клиентами, чтобы обеспечить высокую степень соответствия модульных функций отраслевым потребностям.
Во - вторых, поддержка персонализированной конфигурации должностей, в соответствии с рабочими обязанностями различных должностей, скрывать несвязанные функции, подчеркивать основные функции, так что сотрудники сталкиваются с более простым интерфейсом, более эффективной работой. Например, интерфейс администратора склада фокусируется на запросе запасов, складировании и выходе из хранилища, инвентаризации материалов и других функциях, скрывая финансовый учет, статистику продаж и другие несвязанные функции; Интерфейс финансового персонала фокусируется на обработке счетов, формировании отчетов и других функциях, скрывая планирование производства, закупку материалов и другие несвязанные функции. Кроме того, поддержка персонализированной настройки предприятий, позволяет предприятиям в соответствии с их собственными бизнес - процессами, корректировать шаги работы, устанавливать пользовательские поля, такие как обувное предприятие в соответствии с их собственными потребностями управления материалами, в ERP настроить поле классификации материалов, такое как « обувь, подошва, вспомогательные материалы», чтобы сотрудники могли вводить информацию о материалах более удобно и точно. Эта персонализированная адаптация не только позволяет сотрудникам « быть вынужденными адаптироваться к системе», но и позволяет ERP действительно обслуживать работу сотрудников и повышать эффективность работы.
Оптимизация направления 4: Совершенствование механизма обратной связи, своевременное реагирование на потребности, чтобы сотрудники « могли говорить, есть проблемы, которые могут быть решены». Опыт использования сотрудников и обратная связь с потребностями, является основной основой оптимизации ERP, совершенный механизм обратной связи, может не только своевременно решить проблемы использования персонала, но и позволить сотрудникам почувствовать, что их ценят, повысить удовлетворенность и чувство принадлежности. Оптимизируя дизайн, чтобы создать « удобный, эффективный, замкнутый цикл» механизм обратной связи: во - первых, установить удобный канал обратной связи, например, добавить « вход обратной связи» на главную страницу системы ERP, сотрудники могут напрямую представлять операционные проблемы, системные лазейки, предложения по оптимизации, не нужно сообщать на разных уровнях; В то же время, откройте горячую линию обратной связи, группу обратной связи WeChat предприятия, чтобы облегчить сотрудникам обратную связь с вопросами в любое время.
Во - вторых, четко определить процесс обработки обратной связи и сроки, организовать специального человека, ответственного за стыковку обратной связи с персоналом, проблемы обратной связи классифицируются, быстрый ответ, простые проблемы решаются в течение 24 часов, сложные проблемы в течение 3 рабочих дней, чтобы дать решение и синхронизировать прогресс, чтобы обеспечить обратную связь персонала « ответственная, результатная»; Создайте учетную запись станции обратной связи, регистрируйте все проблемы обратной связи, отслеживайте прогресс в решении и избегайте проблем. В - третьих, создать механизм участия сотрудников в оптимизации, регулярно собирать предложения по оптимизации персонала, организовывать представителей персонала для участия в дискуссиях по оптимизации ERP, чтобы сотрудники стали « участниками » системной оптимизации, а не « наблюдателями», например, предприятие ежеквартально организует симпозиум по оптимизации ERP, собирает предложения персонала и целенаправленную оптимизацию, а удовлетворенность персонала повышается более чем на 60%. Кроме того, необходимо создать итеративный механизм обновления системы, регулярно расчесывать общие проблемы обратной связи сотрудников, обновлять и обновлять систему, постоянно оптимизировать опыт использования, чтобы ERP постоянно адаптировался к потребностям персонала и потребностям развития бизнеса.
Оптимизация направления 5: усилить руководство обучением, преодолеть когнитивные барьеры, уменьшить сопротивление сотрудников. В дополнение к самому системному дизайну, когнитивные отклонения и неквалифицированная работа сотрудников по ERP также усугубит чувство « анти - человека», поэтому оптимизация ERP - дизайна в то же время, но и усилить руководство обучением, чтобы помочь сотрудникам быстро адаптироваться к системе, признать систему. Обучение должно придерживаться принципа « иерархической классификации, точности и эффективности», для новых сотрудников, проводить специальное обучение перед началом работы, сосредоточиться на основных операциях, навигации интерфейса, основных функциях, в сочетании с фактическими случаями для проведения практических упражнений, чтобы помочь новым сотрудникам быстро начать работу; Для старых сотрудников, провести специальную подготовку по оптимизации функций, уделяя особое внимание изменениям в работе после обновления системы, оптимизации ярких пятен, чтобы помочь старым сотрудникам быстро адаптироваться к оптимизированной системе, чтобы избежать сопротивления из - за неквалифицированной работы.
В то же время, мы должны усилить пропаганду и руководство, передать сотрудникам основную цель оптимизации ERP - уменьшить рабочую нагрузку, повысить эффективность работы, чтобы сотрудники понимали, что « оптимизация ERP не увеличивает нагрузку, а для того, чтобы сделать работу легче » и сломать когнитивный барьер « ERP является дополнительной нагрузкой»; Установите эталонный случай, рекламируйте случаи, когда окружающие сотрудники повышают эффективность работы за счет использования оптимизированного ERP, например, « сотрудник использует оптимизированный ERP, чтобы сэкономить 2 часа рабочего времени в день», через демонстрацию эталона, чтобы побудить больше сотрудников взять на себя инициативу по использованию ERP, признать ERP. Кроме того, может быть создан механизм стимулирования для активного использования ERP, положительной обратной связи оптимизации предложений, квалифицированных операционных систем сотрудников, чтобы дать награды за признание, стимулировать энтузиазм сотрудников в использовании, уменьшить сопротивление, позволить сотрудникам перейти от "пассивного использования" к "активному использованию".
На самом деле, основная ценность ERP - это « бизнес расширения прав и возможностей людей», и « античеловеческий» ERP никогда не был квалифицированным цифровым инструментом. Пусть ERP больше не « анти - человечество», по сути, вернуться к « сотрудникам как центру» концепции дизайна, отказаться от « тяжелой функции, легкого опыта» « повторного управления, легкого обслуживания» недоразумений, так что системный дизайн соответствует рабочим привычкам персонала, адаптируется к бизнес - практике предприятия, так что сотрудники удобно использовать, эффективно использовать, удобно. От упрощения рабочих процессов, оптимизации дизайна интерфейса до персонализированной адаптации, совершенствования механизма обратной связи, усиления руководства обучением, каждая оптимизация может эффективно уменьшить нагрузку на сотрудников, улучшить опыт персонала и в конечном итоге достичь двойного повышения эффективности и удовлетворенности персонала.
Для предприятий оптимизация ERP - дизайна может не только повысить эффективность и удовлетворенность персонала, но и позволить ERP - системе действительно играть свою роль, способствовать цифровой трансформации предприятия - повышение эффективности работы персонала, общая операционная эффективность предприятия будет повышена; Уменьшение операционных ошибок сотрудников, повышение точности системных данных, обеспечение более надежной поддержки корпоративных решений; Удовлетворенность персонала повышается, чувство принадлежности усиливается, уменьшается потеря основного персонала, снижаются затраты на рабочую силу. После того, как предприятие оптимизировало дизайн ERP во всех аспектах, эффективность работы сотрудников повысилась более чем на 50%, точность системных данных увеличилась с 75% до 98%, удовлетворенность персонала увеличилась на 70%, ценность ERP - системы была полностью реализована, темпы цифровой трансформации предприятия значительно ускорились.
В будущем, с продолжающейся итерацией цифровых технологий, дизайн ERP - систем будет более интеллектуальным и гуманным, AI、 Такие технологии, как Big Data, будут дополнительно интегрированы в ERP - дизайн для более точной персонализированной адаптации, более удобного опыта работы и более эффективной обратной связи. Для предприятий, только всегда придерживаться « персонала как центра, ориентированного на бизнес», постоянно обращать внимание на потребности персонала, оптимизировать системный дизайн, чтобы ERP больше не « анти - человечество», по - настоящему стать « правым помощником» сотрудников, « основным инструментом расширения возможностей» предприятий, реализовать двустороннюю беспроигрышную ситуацию между сотрудниками и предприятиями, продвигать предприятия по пути цифровой трансформации неуклонно продвигаться вперед.
